Sposób na usprawnienie obiegu dokumentów w firmie
Z artykułu dowiesz się: W jaki sposób przy wykorzystaniu systemu usprawnić obieg dokumentów? Przykłady obiegów.
Jak często w Twojej firmie zdarzają się sytuacje, w których dokumenty księgowe krążą w obiegu aż do przekroczenia terminu płatności? … a może niektóre z nich gdzieś się zapodziały i do dziś nie możesz ich znaleźć. Jak długo trwa proces zatwierdzania i opisywania faktur w Twojej organizacji? Jeśli często masz do czynienia z takimi przypadkami, a proces zatwierdzania jest kłopotliwy i trwa zbyt długo, przeczytaj.
Elektroniczny obieg dokumentów
System XEMI został wzbogacony o funkcjonalność umożliwiającą elektroniczny obieg dokumentów. Nadrzędnym celem tego rozwiązania jest przede wszystkim podniesienie efektywności pracy, poprzez przyspieszenie procesu zatwierdzania i opisywania dokumentów oraz księgowania faktur. W firmie, która korzysta z opcji elektronicznego obiegu dokumentów znikają problemy związane z przetrzymywaniem i gubieniem dokumentów. System wymusza także ich dokładne opisywanie, co pozwala na uzyskanie precyzyjnych informacji potrzebnych zarówno w rachunkowości bilansowej jak i zarządczej.
Elektroniczny obieg dotyczy dokumentów finansowych jak również obiektów systemowych XEMI (np. protokołów magazynowych), a także takich dokumentów jak urlopy lub delegacje pracowników. Coraz częściej firmy korzystają z faktur elektronicznych – te dokumenty również mogą przechodzić przez elektroniczny obieg, bez konieczności ich drukowania i skanowania.
Wszystko w terminie
Elektroniczny przepływ dokumentów finansowych to znaczne ułatwienie, szczególnie w firmach rozproszonych. Faktury i inne dokumenty spływają centrali, skąd są wysyłane w formie skanu w systemie do poszczególnych działów/oddziałów firmy w celu ich opisania oraz zatwierdzenia. Skraca w znacznym stopniu czas oczekiwania na fakturę mającą przyjść do centrali z odległego oddziału.
Rys. 1: Elektroniczny obieg dokumentów XEMI
Elektroniczny obieg dokumentów rozwiązuje problemy, jakie wiążą się z tradycyjnym obiegiem, kiedy to faktura w formie papierowej krąży pomiędzy poszczególnymi działami, a niekiedy i oddziałami firmy. Zdarza się, iż dokumenty giną bądź są przez kogoś przetrzymywane, na skutek czego zostają zaksięgowane oraz trafiają do zapłaty już po upływie terminu płatności, a to wiąże się z koniecznością zapłaty odsetek karnych. Elektroniczny obieg umożliwia upoważnionym osobom, bądź całym działom (np. księgowości) śledzenie obiegu faktury od momentu jej wpływu do firmy i na każdym kolejnym etapie. W każdej chwili mamy możliwość sprawdzenia w jakim dziale lub też u jakiej osoby znajduje się aktualnie skan „puszczony” do obiegu. Po zarejestrowaniu daty wpływu oraz nadaniu numeru dokument w formie papierowej może zostać od razu przekazany do miejsca, gdzie zostanie zarchiwizowany.
Elektroniczny przepływ dokumentów finansowych znacznie przyspiesza proces ich opisywania, zatwierdzania i księgowania. Dokument nie musi być fizycznie przekazywany pomiędzy poszczególnymi działami, zatem przepływ z jednego działu do kolejnego jest znacznie szybszy. Różnica w czasie pomiędzy tradycyjnym, a elektronicznym obiegiem dokumentów jest tym większa im bardziej rozproszone są działy i oddziały firmy.
Prostota działania i wpływ na zarządzanie
Często jest tak, że opis faktury jest nieczytelny i niejednoznaczny dla osób, które zajmują się ich księgowaniem. Powoduje to wówczas problem z przełożeniem opisu na konkretne konta księgowe. W przypadku faktur w obiegu elektronicznym trudność ta zostaje wyeliminowana, a opis jest przekładany na precyzyjną informację. Opis merytoryczny faktury w obiegu elektronicznym odbywa się poprzez wybór z katalogu zdefiniowanych operacji występujących w danej firmie. Operacje te mogą mieć proste nazwy, takie, jakich używa się na co dzień w firmie. Dzięki temu osoby niebędące księgowymi nie mają trudności z opisem faktur.
Rys. 2: Opis faktury – Elektroniczny obieg dokumentów XEMI
Wybierając odpowiednie operacje osoba opisująca fakturę wskazuje jaki jest jej rodzaj (np. materiały, surowce, usługi, koszty, środki trwałe). Może być też dopytana o dodatkowe informacje związane z wybraną operacją.
Przykład 1:
- Środki trwałe – rodzaj środka trwałego,
- Koszty – miejsce powstawania kosztów,
- Surowce – jakiego dokumentu magazynowego PZ dotyczy dana faktura.
Wszystkie te dane przełożą się później na odpowiednie konta księgowe. Każda z operacji ma przypisany własny schemat dekretacji. Gdy faktura trafi do księgowości będzie można automatycznie wygenerować dekretację, co znacznie przyspieszy proces księgowania dokumentu.
Dodatkowo przy niektórych typach operacji system może umożliwić podanie informacji, które mają służyć innym celom niż zaksięgowanie faktury, chociażby być użyte na potrzeby rachunkowości zarządczej.
Przykład 2:
W przypadku faktury związanej z rabatem retro system może dopytać o asortymenty, jakich dotyczył ten rabat i zatrzymać tą informacje w celu późniejszego przetworzenia i analiz.
Gdy oprócz informacji zawartych w systemie istnieje potrzeba posiadania wersji papierowej kontrolki dokumentu jest możliwość wydrukowania jej i przypięcia do faktury. Na takiej kontrolce można umieścić wszelkie potrzebne dane, które mówią o tym, co po kolei działo się z daną fakturą w elektronicznym obiegu. Te informacje to przede wszystkim dane osób, które zatwierdziły poszczególne pozycje na fakturze, zadekretowały, zaksięgowały czy też zatwierdziły finansowo dokument, jak również daty wykonania tych czynności. Oprócz tego kontrolka może zawierać inne informacje dotyczące faktury, np. numer, kontrahenta, kwotę, czy też dekretację.
Wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie wymaga analizy procesu obiegu dokumentów aktualnie funkcjonującego w firmie. Przez jakie etapy przechodzą dokumenty, kto bierze udział w ich opisywaniu, zatwierdzaniu i księgowaniu. To dobra okazja, by podnieść efektywność przepływu dokumentów oraz stworzyć możliwość gromadzenia większej ilości potrzebnych informacji do celów zarządczych.