Zarządzanie serwisem w terenie i nie tylko

Poznaj system stworzony z myślą o firmach świadczących usługi serwisowe oraz tych, które posiadają własne działy techniczne. Rozwiązanie składa się z prostej w obsłudze aplikacji mobilnej dla serwisantów oraz platformy internetowej do zarządzania zleceniami przez dyspozytorów i kierowników. Aplikacja serwisanta działa nawet bez połączenia z Internetem.

Nie jesteś pewien czy potrzebujesz systemu?
Porozmawiajmy o tym jak działa Twój serwis – bez zobowiązań i sprzedaży. Zgłoś się na bezpłatną konsultację wpisując w tytule „konsultacja serwis”.

Zgłaszam się

Mężczyzna w białym kasku stoi na tle hali. Jest serwisantem. Ubrany jest w odzież ochronną w kolorze granatowym i żółtym. W rękach trzyma tablet z aplikacją dla serwisantów. Aplikacja ułatwia jemu zarządzanie serwisem i zleceniami serwisowymi.

Poznaj wdrożenia XEMI SERWIS

Nowoczesna sala operacyjna z urządzeniem medycznym i lampami zabiegowymi, symbolizująca serwis sprzętu medycznego, przeglądy techniczne oraz zarządzanie aparaturą medyczną. case study

Branża: medyczna, serwis sprzętu medycznego
Ilość użytkowników: 5

aplikacja mobilna offline dla pracujących w terenie
elektroniczne protokoły
automatyczne powiadomienia o przeglądach
organizacja pracy: przydzielanie zleceń, powiadomienia o zadaniach
dedykowane raporty

WIĘCEJ W CASE STUDY

Kombajn świadczy usługi rolnicze. Zbiera zboże na złotym polu podczas słonecznego dnia z błękitnym niebem i kłębiastymi chmurami w tle. Operator kombajnu działa na aplikacji XEMI SERWIS case study

Branża: usługi rolnicze
Ilość użytkowników: 14

planowanie i realizacja usług rolniczych w terenie
wiedza o dostępności maszyn i pracowników
rejestracja i rozliczanie pracy na miejscu
szybka komunikacja i pozyskiwanie informacji
aplikacja mobilna

WIĘCEJ W CASE STUDY

Nowoczesne urządzenie medyczne na sali szpitalnej, symbolizujące serwis i konserwację sprzętu medycznego. case study

Branża: medyczna, serwis sprzętu medycznego
Ilość użytkowników: 12

hurtownia danych i raporty
powiadomienia o przeglądach
lokalizacja maszyn i urządzeń podrzędnych
rejestracja ofert
numery seryjne części
aplikacja mobilna: checklisty, baza wiedzy, stany magazynowe

WIĘCEJ W CASE STUDY

Program dla serwisu - FUNKCJE

PLATFORMA WWW APLIKACJA MOBILNA

PLATFORMA WWW

Platforma internetowa dla dyspozytorów i kierowników do zarządzania serwisem

Łatwość przydzielania pracy serwisantom. Kompletna wiedza o zrealizowanych zadaniach, jakości obsługi, popularnych problemach czy rentowności poszczególnych zleceń.

PLANOWANIE PRACY / TWORZENIE BRYGAD

Kierownik serwisu lub dyspozytor po otrzymaniu zgłoszenia przydziela jego wykonanie konkretnemu serwisantowi. Zadanie automatycznie pojawia się w aplikacji mobilnej. Jeśli zlecenie wymaga zaangażowania więcej niż jednej osoby, system pozwala na stworzenie brygady nawet z osób niebędących użytkownikami aplikacji. Podczas rejestracji protokołu możliwe jest zarejestrowanie czasu pracy wszystkich członków zespołu i późniejsze ich rozliczenie.

STAN REALIZACJI I RENTOWNOŚĆ ZLECEŃ

Kierownik serwisu może na bieżąco sprawdzać postęp prac wykonywanych przez pracowników. Jest w stanie w prosty sposób zweryfikować, jakie nakłady zostały poniesione do realizacji zadań, a także, jakie przychody wygenerowały poszczególne zlecenia. Dzięki temu łatwiej jest zidentyfikować nieefektywne działania czy nierentowne usługi i obrać nową strategię, bazując na rzeczywistych danych, a nie przypuszczeniach.

RAPORTY I ZESTAWIENIA

Dane, które serwisanci rejestrują w systemie stanowią bazę do przeprowadzenia przez kierownika niezbędnych analiz. Może oszacować jakie problemy występują przy realizacji projektów oraz ocenić ich rentowność. Na podstawie przeanalizowanych danych może opracować korzystniejsze warunki zawierania kolejnych kontraktów oraz usprawnić ich wykonanie.

PLANOWANIE PRZEGLĄDÓW

Terminowość przeglądów to klucz do zachowania ciągłości pracy maszyn i uniknięcia awarii. Platforma pozwala ustalać dowolną cykliczność przeglądów, przypisywać odpowiedzialnych serwisantów i automatycznie monitorować nadchodzące działania serwisowe.

ZDJĘCIA MASZYN W PROTOKOŁACH

Zdjęcia dodane przez serwisanta do protokołów, zarówno przed, jak i po wykonaniu naprawy, to kluczowy element dokumentacji serwisowej. Zwiększa transparentność, ułatwia ocenę jakości wykonanej pracy i stanowi istotny dowód w przypadku ewentualnych reklamacji lub sporów z klientem.

EWIDENCJA I NADZÓR NAD NARZĘDZIAMI

Pełna rejestracja narzędzi używanych przez serwisantów – wraz z ich symbolami, numerami seryjnymi, przebiegami, kodami kreskowymi, certyfikatami, terminami przeglądów i ważności. To kluczowe dla bezpieczeństwa pracy i zgodności z wymaganiami BHP oraz normami jakości.

STANY MAGAZYNOWE CZĘŚCI

Monitorowanie stanów magazynowych części zamiennych, zarówno w magazynach centralnych, jak i indywidualnych magazynach serwisantów. Serwisanci mogą rejestrować ilość zużytych materiałów podczas wykonywanych prac, co umożliwia bieżące śledzenie stanów magazynowych i zapewnia dostępność niezbędnych części do realizacji zleceń.

DOSTĘP 24/7/365

Kierownicy i dyspozytorzy mogą korzystać z systemu całodobowo, z dowolnego miejsca, wystarczy urządzenie z dostępem do Internetu. Możliwość logowania się do systemu o każdej porze dnia i nocy ułatwia zarządzanie serwisem działającym w trybie zmianowym. Ponadto rozwiązanie dostępne przez przeglądarkę eliminuje konieczność instalowania dodatkowego oprogramowania.

CENNIKI USŁUG I CZĘŚCI

Platforma pozwala tworzyć i zarządzać szczegółowymi cennikami części zamiennych oraz usług serwisowych. Dzięki temu każdy koszt, od roboczogodziny po konkretną część, jest jasno określony przy zleceniu. Ułatwia to rozliczenia, eliminuje niejasności wobec klienta i zapewnia spójność wycen w całej organizacji.

ZARZĄDZANIE USTAWIENIAMI

W panelu dyspozytor lub kierownik serwisu może definiować różne parametry m.in.: umowy i przypisanie do nich maszyn/urządzeń, godziny obsługi poszczególnych kontrahentów, asortyment, zlecenia oraz ich stany i priorytety, wizyty, protokoły, listy kontrolne.

APLIKACJA MOBILNA

Serwisant online i offline

Aplikacja mobilna na smartfony i tablety, która działa nawet bez połączenia z Internetem. Daje gwarancję zachowania ciągłości zaplanowanych zadań w każdym miejscu. Pozwala skupić uwagę na realizowanym zleceniu, a nie na tworzeniu papierowej dokumentacji i wertowaniu kalendarza.

ZADANIA I POWIADOMIENIA

Przejrzysty kalendarz, dzięki któremu serwisant dokładnie wie co ma do zrealizowania, kiedy i gdzie. Czy to nagła naprawa, czy zaplanowany cykliczny przegląd. Wygodny i prosty sposób na planowanie prac bez chaosu, nieporozumień i ryzyka pominięcia jakiegokolwiek zlecenia. Różne metody powiadamiania o zleceniach: e-mail, sms i w aplikacji.

INFORMACJE O KLIENTACH

Aplikacja zapewnia szybki wgląd do istotnych danych o klientach tj. ich adresów, kontaktów oraz szczegółów dotyczących ich urządzeń, napraw, przeglądów i należności. Co więcej, do każdego kontrahenta można przypisać lokalizację GPS, a to ułatwia dotarcie do miejsca awarii na czas.

DOKUMENTY I MATERIAŁY

Dostęp w aplikacji do dokumentów wewnętrznych np.: instrukcji, poradników, specyfikacji technicznych oraz wszystkich dokumentów zebranych od początku współpracy z kontrahentami.

PROTOKOŁY SERWISOWE

System umożliwia sporządzenie protokołu pracy. Serwisant może rejestrować ilości zużytych materiałów, czas wykonania usługi, a nawet dołączyć zdjęcia przed i po naprawie. Protokół może zostać zatwierdzony podpisem na ekranie urządzenia mobilnego serwisanta.

MAGAZYN SERWISANTA I NARZĘDZIOWNIA

System umożliwia utworzenie magazynu dla konkretnego serwisanta, dzięki czemu może on podczas wykonywanych prac rejestrować ilość zużytych materiałów. Pozwala to na monitorowanie stanów magazynowych oraz wystawienie poprawnej faktury po zakończeniu prac. Oprócz tego w systemie możliwe jest zarejestrowanie narzędzi, które znajdują się w posiadaniu pracownika.

LISTY KONTROLNE

Zestaw zadań lub punktów kontrolnych, które serwisant powinien wykonać podczas konkretnego zlecenia. Lista kontrolna może być utworzona zarówno do typu zlecenia jak i do urządzenia. Niezbędna podczas kontroli jakości, sprawdzenia parametrów bezpieczeństwa, czy jako podpowiedź kroków do wykonania.

DOSTĘPNOŚĆ SERWISANTÓW

Dzięki aplikacji mobilnej serwisant może zgłosić wniosek o nieobecność, który trafia bezpośrednio do kierownika.

KOMUNIKATOR

Umożliwia szybki kontakt między serwisantem a dyspozytorem / kierownikiem.

Nie jesteś pewien czego potrzebujesz? Porozmawiajmy o tym jak działa Twój serwis – bez zobowiązań i sprzedaży.

Zgłoś się, wpisując w tytule „konsultacja serwis”.

BEZPŁATNA KONSULTACJA

Kobieta o krótkich, brązowych włosach uśmiecha się. Podpiera ręką brodę i wpatruje się w dal z rozmarzeniem. Ma szarą koszulę. Na ręku ma zegarek elektroniczny. Ma dobrą opinię o systemach XEMI.

Opinie naszych klientów

Radosław Król

KLEIB Sp. z o.o.

Jesteśmy fabryką posiadająca kilkaset urządzeń u klientów w Polsce i Europie. Długo szukaliśmy wśród konkurencji oprogramowania, które spełni zakładane wymagania. Program XEMI do obsługi serwisu spełnia z powodzeniem nasze główne założenia. Customizacja aplikacji produktu, pozwala nam cieszyć się jego możliwościami. Za chwilę mija kolejny rok współpracy, którą uważam za wzorową. Szybkość reakcji, pomoc w problemach, duża ilość raportów mile zaskakuje. Zdecydowanie polecam.

Alicja Dudek

Kierownik Serwisu / Proserwis Karol Dudek

Aplikacja XEMI SERWIS ułatwia pracę oraz koordynowanie zleceń. Bardzo ważne jest to, że podczas użytkowania, gdy pojawiały się w głowie nowe opcje, których potrzebuję, Panowie po szybkich konsultacjach z programistami wdrażali je, co sprawia, że aplikacja jest jeszcze lepiej dopracowana pod nas i nasze usługi. Na wszelkie zgłoszenia oraz prośbę pomocy firma Merinosoft reaguje ekspresowo. Zdecydowanie aplikacja warta uwagi i polecenia.

Maciej Moszkowicz

Bracco Imaging Polska Sp. z o.o.

Aplikacje służące do obsługi serwisowej istotnie ułatwiają zarządzanie różnymi aspektami działalności biznesowej. Po dokładnej analizie dostępnych produktów, zdecydowaliśmy się na nawiązanie współpracy z firmą MERINOSOFT. Korzystamy z narzędzia XEMI SERWIS od marca 2021 roku, i od tego czasu mieliśmy możliwość aktywnego wpływania na jego rozwijanie i dostosowywanie do potrzeb naszej organizacji. Obecnie, dzięki bogatej gamie funkcji, jesteśmy w stanie sprawnie zarządzać procesami związanymi z obsługą serwisową, co znacząco wpływa na zwiększenie dostępności naszych usług dla klientów oraz skrócenie czasu trwania tych procesów. W rezultacie budujemy również wizerunek godnego zaufania partnera dla naszych klientów.

Patryk Pańpuch

Kierownik Działu Logistyki i Serwisu / MEDIA-MED Sp. z o.o.

Aplikacja serwisowa XEMI w naszym przypadku służy do zarządzania, raportowania zleceniami serwisu mobilnego w specyficznej branży, związanej z pracą z urządzeniami medycznymi na terenie szpitali. Z systemu korzystam od 2018r. Aplikacja działa płynnie, a dostęp do danych jest szybki. Natomiast co dla nas bardzo istotne, aplikacja zainstalowana na tabletach czy telefonach komórkowych serwisantów może działać off-line, co pozwala na pracę w sytuacji braku zasięgu, a w naszym przypadku jest to częsta przypadłość. Intuicyjny dostęp do raportów zleceń, protokołów danych. Aplikacja umożliwiała zarządzanie zleceniami napraw, przeglądów, walidacji itd.. System wprowadził kontrolę nad zleceniami w firmie, zwiększył wydajność serwisantów. Wsparcie techniczne MERINOSOFT: szybki sprawny kontakt, nie przypominam sobie, aby jakiekolwiek zapytanie zostało pozostawione bez odpowiedzi, tutaj mogę wypowiedzieć się w samych superlatywach na temat skuteczności pracy obsługi Klienta.

Paweł Pawikowski

Koordynator ds. Serwisu / ATLAS Poland Sp. z o.o.

Ogólnie rzecz ujmując jestem zadowolony z działania systemu XEMI. Program pozwala wygenerować raporty do Excel co daje nam pole do analizy, pozwala sprawdzić czasochłonność prac itp. Co ważne po stronie Merinosoft miła i rzetelna obsługa.

2017 r. pierwszy klient XEMI SERWIS

Ponad

200000 urządzeń zarejestrowanych w systemie u największego klienta

0,5 mln części zamiennych zaimportowanych do XEMI SERWIS jednej z firm

XEMI SERWIS sprawdza się w wielu modelach działalności serwisowej. System został zaprojektowany tak, aby wspierać zarówno firmy świadczące usługi na rzecz klientów zewnętrznych, jak i te, które realizują naprawy wewnętrznie. Dzięki pełnej elastyczności XEMI SERWIS znajduje zastosowanie m.in. w:

firmach serwisujących urządzenia wielu różnych producentów Element

firmach produkcyjnych, które obsługują własne urządzenia w ramach serwisu posprzedażowego Element

przedsiębiorstwach posiadających własny dział techniczny i realizujących naprawy wewnątrz firmy Element

firmach handlowych, które sprzedają urządzenia i oferują ich serwis Element

firmach realizujących przeglądy i zapewniających bezpieczeństwo maszyn (np. branża medyczna) Element

firmach usługowych działających w terenie, które potrzebują programu do tworzenia protokołów i potwierdzania wykonanych prac

Zarządzanie serwisem z XEMI - co możesz zyskać?

Skrócenie czasu od zgłoszenia przez wykonanie zlecenia, aż do wystawienia faktury
Efektywnie wykorzystany czas pracy, dzięki automatyzacji procesów i możliwości obsługi większej ilości zleceń
Pełna kontrola obsługi zleceń: etapy realizacji, wykonane zadania/usługi, wykorzystane narzędzia i części
Optymalizacja stanów magazynowych (integracja z systemem ERP)
Wzrost zysków – szybsza realizacja zleceń, możliwość obsługi większej ilości zgłoszeń
Obsługa zgłoszeń serwisowych na najwyższym poziomie oraz wizerunek firmy nowoczesnej, wiarygodnej i profesjonalnej
Wszystkie informacje na wyciągnięcie ręki - 24/7
Bogate możliwości raportowania
Mniej błędów i pomyłek

FAQ XEMI SERWIS

Jak długo trwa wdrożenie?

Średni czas trwania wdrożenia systemu wynosi 2 miesiące.
Czas ten może się wydłużyć, a wpływ na to mają:
• ilość modyfikacji wprowadzanych do systemu,
• wielkość zatrudnienia w Twojej firmie i ilość koniecznych do wprowadzenia danych,
• konieczność integracji z systemami zewnętrznymi,
• jakość współpracy,
• poziom zaangażowania obydwu stron.

Od czego zależy koszt systemu?

Na koszt systemu składają się:
• miesięczna opłata za użytkowanie w zależności od ilości użytkowników aplikacji mobilnej i aplikacji webowej;
• jednorazowa opłata za prace analityczne, konfigurację, aktywację użytkowników, wdrożenie i szkolenia;
• dodatkowe prace programistyczne, na przykład wynikające ze specyficznych potrzeb Twojej firmy.

Co jeśli program dla serwisu nie będzie posiadał funkcji, których potrzebuję?

W każdej chwili możemy wprowadzić modyfikacje do systemu. Po zapoznaniu się Twoimi potrzebami, analizujemy możliwość opracowania dodatkowej funkcjonalności lub możliwość zastosowania innego rozwiązania, które tę potrzebę spełni.

Czy możliwa jest integracja XEMI SERWIS z systemami zewnętrznymi?

Tak, umożliwiamy integrację systemu z programami zewnętrznymi, np. sprzedażowym, magazynowym, kadrowym.

Czy mogę przetestować system?

XEMI SERWIS nie jest systemem „z pudełka”. Konfiguracja wymaga większych nakładów z naszej strony, co uniemożliwia udostępnienie środowiska testowego. Zachęcamy jednak do wzięcia udziału w niezobowiązującej prezentacji online lub stacjonarnie u Ciebie lub u nas. Dzięki temu w razie pojawienia się pytań o funkcjonalność lub o możliwość opracowania dodatkowych opcji, uzyskasz odpowiedź od razu.

Jaka jest minimalna ilość użytkowników?

XEMI SERWIS możemy wdrożyć już od 1 użytkownika.

Czy potrzebuję wyspecjalizowanych urządzeń?

Nie, XEMI SERWIS działa w modelu SaaS. Oznacza to, że jedyne urządzenia, których potrzebujesz to komputer (aplikacja internetowa) i smartfon (aplikacja mobilna pracownika serwisu).

Czym różni się XEMI SERWIS od XEMI SERWIS dla małych firm?

XEMI SERWIS posiada rozszerzone funkcje (np. narzędziownia, nieobecności, tworzenie brygad serwisowych, zaś XEMI SERWIS dmf wyposażony jest w podstawowe funkcje. XEMI SERWIS możemy dopasować do specyfiki Twojej firmy, XEMI SERWIS dmf to standardowa propozycja, bez możliwości wprowadzania modyfikacji. W przypadku XEMI SERWIS możliwa jest integracja z innymi systemami działającymi w Twojej firmie, XEMI SERWIS dmf działa samodzielnie. W przypadku XEMI SERWIS możemy opracować dedykowane raporty generowane z danych zawartych w systemie, w XEMI SERWIS dmf mamy do czynienia z podstawowymi, gotowymi zestawieniami. Koszt wdrożenia XEMI SERWIS określamy po wstępnej analizie, XEMI SERWIS dmf oferujemy według cennika dostępnego na stronie www.xemi.pl. Rozwiązania indywidualnie dopasowane są z reguły bardziej kosztowne. Wdrożenie XEMI SERWIS dmf trwa około 7 dni, wdrożenie XEMI SERWIS trwa trochę dłużej (>7 dni, średnio 2 miesiące).

Dzięki możliwości obsługi zleceń, generowania protokołów, dokumentowania wykonanych prac i potwierdzania ich realizacji, XEMI SERWIS wspiera nie tylko firmy świadczące usługi serwisowe. Idealnie sprawdza się również w firmach świadczących usługi rolnicze, przedsiębiorstwach zajmujących się utrzymaniem obiektów, firmach remontowo-budowlanych, instalatorskich i wielu innych.