Obawy przed wdrożeniem ERP są naturalne. Jak zyskać pewność sukcesu?
Pierwsze wdrożenie systemu ERP? A może zmiana dotychczas wykorzystywanego oprogramowania? Znajdujesz się bez wątpienia w przełomowym momencie swojej firmy.
Z jednej strony atrakcyjna wizja uporządkowanych procesów, pełnej kontroli nad finansami i lepszej organizacji pracy. Z drugiej obawy, czy wszystko pójdzie zgodnie z planem, czy pracownicy poradzą sobie z nowym narzędziem, czy koszty nie okażą się większe, niż zakładasz.
Jeśli należysz do osób, które odczuwają niepokój w związku z wdrożeniem systemu ERP lub jakiegokolwiek innego rozwiązania, wiedz że to absolutnie normalny objaw. To duży krok wymagający zasobów, czasu i zmiany podejścia do zarządzania firmą, a wątpliwości to znak, że podchodzisz do sprawy rozsądnie.
Przyjrzymy się najczęstszym obawom i podpowiemy, jak przygotować się do wdrożenia, aby te obawy nie stały się rzeczywistością.
Obawa nr 1: Koszty wdrożenia – czy mnie na to stać?
Jednym z pierwszych pytań, jakie zadaje sobie przedsiębiorca, jest: Ile to będzie kosztować?
Nie wykluczone, że koszty początkowe, na które składa się zakup licencji, inwestycje w infrastrukturę i szkolenia pracowników mogą okazać się dość wysokie. Dodatkowo jeśli nie znajdziesz w firmie osób, które mogłyby trzymać pieczę nad wdrożeniem, konieczne może być zatrudnienie zewnętrznych ekspertów. Co też generuje dodatkowe wydatki.
Niektórzy przedsiębiorcy boją się także ukrytych opłat, które mogą wyjść na jaw po podpisaniu umowy. Obawa wzrasta w sytuacji gdy mamy do czynienia ze sztywno określonym budżetem, który w przypadku konieczności dostosowania rozwiązania i nieprecyzyjnie ustalonego zakresu wdrożenia, może zostać przekroczony.
Czy rzeczywiście system ERP to wydatek bez dna?
Nie do końca. Owszem, początkowe opłaty mogą wydawać się wysokie, ale warto spojrzeć na to szerzej. Zamiast traktować ERP jako koszt, lepiej myśleć o nim jak o inwestycji, która ma się zwrócić. Dzięki lepszej organizacji pracy, automatyzacji procesów i większej kontroli nad biznesem możesz osiągnąć większą sprzedaż, zrealizować więcej zleceń i zyskać czas na inne wyzwania, na które nie miałeś do tej pory przestrzeni (nowa strategia, poszerzenie rynku,…)
Co możesz zrobić, by czuć się pewniej?
Wiele firm zamiast inwestować w tradycyjną instalację (on-premise), a co za tym idzie, często kosztowną infrastrukturę, wybiera elastyczny model finansowania rozwiązania, tzw. SaaS, chmurę. Wówczas za infrastrukturę odpowiada dostawca, a miesięczne opłaty za użytkowanie systemu nie są już tak trudne do zaakceptowania. Więcej o tym w naszym artykule: Czy przeniesienie całego biznesu do chmury jest najlepszym rozwiązaniem? ⇒
Nie daj się zaskoczyć. Śmiało zadawaj dostawcom pytania o dodatkowe opłaty takie jak wsparcie techniczne, aktualizacje czy nawet przyszłe prace programistyczne (dotyczy rozwiązań, które można modyfikować w trakcie użytkowania). Dokładnie analizuj zawierane umowy. Dostawcom, wbrew pozorom, zależy na tym, byś wiedział i rozumiał za co płacisz. Są świadomi tego, że to transparentność jest fundamentem dobrych relacji i wieloletniej współpracy.
Pamiętaj, że możesz negocjować elastyczne warunki płatności za licencje i usługi wdrożeniowe oraz rozłożyć je na części. Tym samym zmniejszysz nacisk na budżet firmy. Dobrym sposobem jest też poszukiwanie finansowania ze źródeł zewnętrznych takich jak dotacje UE czy różnego rodzaju ulgi technologiczne. Wielu dostawców systemu ERP wspiera przedsiębiorców także na etapie wnioskowania o tego typu fundusze.
Twoje wątpliwości może uspokoić przeprowadzenie dokładnej analizy zwrotu z inwestycji. Oszacowanie, jak ERP wpłynie na optymalizację kosztów, usprawnienie procesów i zwiększenie efektywności w perspektywie długoterminowej, wskaże czy i kiedy wdrożenie zacznie się Tobie zwracać.
Obawa nr 2: Wdrożenie jest skomplikowane i trwa w nieskończoność
System ERP obejmuje różne obszary działalności: finanse, sprzedaż, magazyn, HR, serwis i wiele innych. Nic więc dziwnego, że niektórzy boją się, że wdrożenie będzie skomplikowane i potrwa miesiące, a nawet lata. Jeśli chcesz przeprowadzić ten proces w sposób profesjonalny i bez niespodzianek, nie zrobisz tego za pomocą jednej instalacji i kilku kliknięć. Tym bardziej kiedy w grę wchodzi dopasowanie systemu i integracja z rozwiązaniami, które już w firmie funkcjonują. Przedsiębiorcy obawiają się długich przestojów, które zaburzają codzienne operacje i mogą powodować niezrozumienie oraz frustrację u ich klientów.
Czy wdrożenie ERP zawsze musi wiązać się z wiecznym chaosem?
Oczywiście, że nie. Kluczem jest odpowiednie podejście – dobrze przeprowadzona analiza przedwdrożeniowa przy współpracy z konsultantami dostawcy i stopniowa implementacja systemu. Przecież nie musisz od razu wdrażać wszystkich modułów.
Analiza przedwdrożeniowa – przeprowadzenie szczegółowego przeglądu istniejących procesów, aby zidentyfikować obszary, które wymagają poprawy i optymalizacji, a także jasne określenie wymagań biznesowych i technologicznych wobec nowego rozwiązania.
Jak sobie z tym poradzić?
Ważny jest wybór odpowiedniego dostawcy, który poprowadzi Twoją firmę przez cały proces wdrożenia.
Poszukiwanie partnera najlepiej rozpocząć od sprecyzowania celu jaki chcesz osiągnąć implementując system. Niewłaściwe określenie potrzeb przed rozpoczęciem wdrożenia może prowadzić do błędnej konfiguracji systemu, a w konsekwencji opóźnienia startu przez ciągłe poprawki.
W kolejnym kroku należy przeprowadzić research kandydatów biorąc pod uwagę ich dotychczasowe realizacje, obsługiwane branże, referencje a także stabilność i jakość serwisu. Ważne jest, a w przypadku ERP kluczowe, sprawdzenie czy dostawca umożliwia dopasowanie funkcjonalności systemu pod konkretne potrzeby firmy. W innym wypadku to firma będzie musiała dostosować swoją działalność do systemu. O ile w małych organizacjach nie jest to ekstremalny problem, to w przypadku dużych przedsiębiorstw jest to spore wyzwanie.
Nie ma systemu ERP, który pasuje do każdej firmy. Warto postawić na dostawcę, który oferuje:
- dopasowanie do specyfiki branży,
- elastyczne modele wdrożenia (np. chmura, on-premise),
- integrację z systemami zewnętrznymi.
Jeśli wybierzesz odpowiedniego kandydata, warto wspólnie z nim podzielić wdrożenie na etapy. Najlepszym rozwiązaniem jest rozpoczęcie od najważniejszych modułów, testowanie ich, regularne ocenianie postępów i stopniowe przechodzenie do kolejnych. Wszystkie etapy opracujecie po lub jeszcze w trakcie analizy przedwdrożeniowej, dzięki czemu możliwe będzie precyzyjne zaplanowanie poszczególnych prac.
Skrupulatnie opracowany plan, pozwoli rozłożyć działania tak, by przewidzieć ewentualne przestoje i w jak najmniejszym stopniu zakłócić funkcjonowanie firmy. Nawet jeśli pojawią się przerwy w dostępności, będziesz mieć możliwość poinformowania o tym swoich klientów, co ma ogromny wpływ na wizerunek firmy.
Podczas wdrożenia systemu ERP nie warto się śpieszyć. Lepiej od początku robić to dobrze, by w przyszłości nie tracić czasu i energii na poprawianie błędów.
Obawa nr 3. Pracownicy nie chcą zmian – co teraz?
Nawet najlepszy system ERP nie pomoże, jeśli ludzie nie będą chcieli z niego korzystać. Brak zaangażowania, zwłaszcza kluczowych osób, może wpłynąć na skuteczność wdrożenia.
Jeśli ktoś przez lata pracował w Excelu, przywiązał się do dotychczasowych metod, a nagle dostaje nowe narzędzie – zaczyna się bać. Czego? Nowych technologii, które mogą zmienić sposób jego pracy, być trudne w obsłudze lub co gorsza wpłynąć na jego dotychczasową rolę, a nawet stanowić zagrożeniem dla jego miejsca pracy.
Czy system ERP oznacza rewolucję, której nikt nie chce?
Tak, ale tylko jeśli zostanie źle wdrożony. Zmiany mogą budzić niepokój. Jeśli jednak pokażesz pracownikom, że nowy system ułatwi im życie, przekonanie ich będzie dużo łatwiejsze.
Jak pokonać strach pracowników przed zmianą?
- Przede wszystkim poinformuj ich, że planujesz wdrożyć system – największym oporem przed zmianą, jest brak wiedzy i informacji o niej.
- Zaangażuj pracowników już na samym początku – zapytaj ich, czego oczekują od nowego systemu; włącz przedstawicieli różnych działów w proces planowania i testowania; stwórz zespół projektowy; który będzie odpowiedzialny za wdrożenie i komunikację wewnętrzną.
- Transparentność – regularnie informuj pracowników o postępach projektu, bo to buduje w nich poczucie ważności i motywuje do zaprzyjaźnienia się z nowym rozwiązaniem.
- Organizuj szkolenia i daj czas na naukę – im lepiej pracownicy poznają system, tym szybciej zaczną z niego korzystać i mniej błędów będą popełniać.
- Pokaż korzyści – wspomnij, że system jest po to, by im pomagać a nie ich zastąpić. Podaj plusy. Jeśli np. dział księgowości zaoszczędzi kilka godzin tygodniowo na ręcznym wprowadzaniu danych, na pewno spojrzy na ERP przychylniej. Jeśli przedstawiciel handlowy będzie miał wszystkie dane o klientach w jednym miejscu, będzie mógł skupić się na sprzedaży, a nie żmudnym poszukiwaniu informacji np. na temat historii zamówień klienta i jego preferencji zakupowych.
- Zadbaj o wsparcie techniczne – wielu dostawców w ramach wdrożenia wspiera użytkowników podczas pierwszych dni pracy z nowym systemem. Nie zapomnij też o zapewnieniu szybkiego dostępu do pomocy technicznej ze strony Twojego zespołu IT.
Obawa nr 4. Trudności techniczne i bezpieczeństwo
Nie każda firma zaczyna swoje przygody z systemami od wdrożenia systemu ERP. Często w firmach funkcjonują już rozwiązania w innych, mniejszych bądź większych obszarach. I co wtedy? Jak pogodzić to ze sobą?
Jak już wspominaliśmy, nowy system ERP powinien współpracować z programami, które już w firmie funkcjonują. Głównym powodem jest płynny przepływ danych między nimi. Dzięki temu pracownicy nie muszą kilkukrotnie wprowadzać masy tych samych informacji do różnych systemów, oszczędzając tym samym czas na inne zadania. Do tego dochodzi redukcja błędów i pewność, że system działa na spójnych danych.
Na co należy zwrócić uwagę?
W pierwszej kolejności przeprowadź audyt systemów IT, które funkcjonują w Twojej firmie. W kolejnym kroku sprawdź u wybranych dostawców z jakimi systemami zewnętrznymi integruje się system ERP, którym jesteś zainteresowany. Jeśli firma nigdy nie łączyła swoich rozwiązań z programami, które funkcjonują w Twojej firmie, to sprawdź i zweryfikuj możliwości przeprowadzenia takiej integracji.
Jeśli wybierzesz swój wymarzony system pamiętaj, by jeszcze w trakcie wdrożenia przeprowadzać testy integracji. Dzięki temu szybko zidentyfikujecie błędy i poprawicie je jeszcze przed ostatecznym uruchomieniem systemu.
Oczywiście żadne rozwiązanie nie będzie działało bez danych. Należy zadbać o ich jakość i bezpieczeństwo. Zwróć uwagę na 4 podstawowe zasady migracji:
- Inwentaryzacja i czyszczenie danych – przed migracją warto przeprowadzić dokładną analizę i oczyszczenie danych, eliminując niepotrzebne lub poprawiając błędne informacje.
- Stopniowa migracja – stosowanie podejścia etapowego, gdzie dane są przenoszone i testowane w kontrolowanych warunkach.
- Backup i mechanizmy odzyskiwania – przed przeniesieniem danych należy wykonać pełne kopie zapasowe oraz przygotować plan awaryjny na wypadek nieudanej migracji.
- Wsparcie ekspertów – skorzystanie z doświadczonych specjalistów minimalizuje ryzyko błędów i utraty danych.
Informacje, które przetwarzane są przez systemy ERP są informacjami poufnymi, a jeśli korzystamy z modułu HR wśród nich znajdą się także wrażliwe dane osobowe. Wybór systemu, który spełnia zadania funkcjonalne to jedno, pod uwagę bierz tylko takie rozwiązania, które dbają o ochronę danych.
Jeśli decydujesz się na system „u siebie”, za zastosowanie odpowiednich środków bezpieczeństwa odpowiadasz Ty. Jeśli planujesz wykorzystywać rozwiązania w modelu SaaS, bezpieczeństwo danych jest po stronie dostawcy. Warto wówczas zadawać pytania i sprawdzać w jaki sposób dostawca wywiązuje się z tego zadania, nie zapominając o zawarciu odpowiednich umów o poufności i umów powierzenia przetwarzania danych osobowych.
Pamiętaj, że najsłabszym ogniwem w procesie przetwarzania danych jesteśmy my – ludzie. Dlatego zadbaj o odpowiednie szkolenia swoich pracowników i innych osób, które pracują z wykorzystaniem danych Twojej firmy.
Poznaj 7 zasad bezpiecznej pracy zdalnej. ⇒
W artykule znajdziesz plik, który możesz udostępnić swoim pracownikom.
Obawa nr 5. Zmiany procesów biznesowych i dezaktualizacja systemu
Zmiana procesów – wyzwanie, ale i szansa
Wdrożenie ERP to nie tylko instalacja nowego oprogramowania, może wiązać się także z przekształceniem sposobu działania firmy. Oczywiście mamy tu na myśli pozytywne przekształcenie, a nie wywrócenie organizacji do góry nogami. Warto spojrzeć na to jak na okazję do optymalizacji i usprawnienia procesów biznesowych.
Zanim ERP zacznie działać, warto dokładnie przeanalizować istniejące procesy i określić, które z nich wymagają zmian. Nie wszystkie dotychczasowe procedury muszą być przeniesione „jeden do jednego” do nowego systemu. Może okazać się, że ERP pozwoli na ich uproszczenie i automatyzację.
Wspominaliśmy już wcześniej, że nic nie wywołuje większego oporu wobec zmian niż brak informacji. Jeśli pracownicy czują, że ERP to decyzja „narzucona z góry”, będą go traktować jako przeszkodę. Dlatego kluczowy jest ich aktywny udział w procesie wdrożenia. Sam system, nawet ten najlepszy, nie sprawdzi się, jeśli pracownicy nie będą potrafili z niego korzystać. Dlatego dobry program szkoleń i dostęp do wsparcia technicznego to elementy, które pomagają w płynnym przejściu na nowe rozwiązanie.
Nie fundujmy sobie rewolucji. System ERP można wdrażać etapami – najpierw w jednym dziale, potem w kolejnych. To pozwala na bieżąco monitorować efekty i wprowadzać korekty bez zakłócania funkcjonowania firmy.
Warto pamiętać, że decyzja o wdrożeniu systemu ERP to nie tylko wybór narzędzia wspierającego zarządzanie firmą tu i teraz. System ERP to inwestycja na lata. Powinien rozwijać się razem z organizacją, dostosowywać do zmieniających się warunków rynkowych i umożliwiać modyfikację procesów biznesowych. Brak elastyczności systemu może być poważnym ograniczeniem, zwłaszcza gdy firma dynamicznie się rozwija, zmienia strategię lub wchodzi na nowe rynki.
System ERP musi rosnąć razem z firmą
Jednym z największych lęków przedsiębiorców przed wdrożeniem ERP jest obawa, że system, który dziś wydaje się idealnie dopasowany, za kilka lat okaże się przestarzały i niewystarczający. Dlatego warto już na etapie wyboru zwrócić uwagę na skalowalność, czyli możliwość rozbudowy systemu w miarę rozwoju firmy.
Na co warto zwrócić uwagę?
- Modułowa architektura – nowoczesne systemy ERP oferują modułowe podejście, co oznacza, że można wdrażać je etapami, dodając kolejne funkcjonalności w miarę potrzeb. Na początek firma może wdrożyć np. tylko moduł finansowy i sprzedażowy, a w przyszłości rozszerzyć system o zarządzanie magazynem, HR czy WMS.
- Opcja chmurowa, SaaS – coraz więcej firm decyduje się na ERP w modelu chmurowym. Dlaczego? Bo eliminuje to konieczność inwestowania w infrastrukturę IT.
- Personalizacja i dostosowanie – każda firma ma swoje unikalne procesy, a dobry system ERP powinien dawać możliwość ich konfiguracji. Niezależnie od tego, czy przedsiębiorstwo działa w produkcji, sprzedaży czy usługach, system powinien umożliwiać dopasowanie do specyfiki działalności.
Obawa nr 6. A co, jeśli system się nie sprawdzi?
Co jeśli wydamy pieniądze, przejdziemy przez cały proces wdrożenia, a system ERP nie spełni naszych oczekiwań? Firmy obawiają się, że wdrożenie zakończy się niepowodzeniem, co może skutkować stratą zainwestowanych środków, koniecznością powrotu do starych metod pracy i utratą zaufania pracowników oraz klientów.
Czy ryzyko porażki wdrożenia jest realne?
Skłamalibyśmy pisząc, że takiego ryzyka nie ma. Jest, ale można je zredukować. Wiele wdrożeń kończy się niepowodzeniem nie dlatego, że system jest zły, ale dlatego, że został źle dobrany, firma nie była na niego gotowa lub pracownicy bojkotują rozwiązanie, bo nie potrafią na nim pracować lub nie mogą się przyzwyczaić do zmiany. Czynników może być wiele, ale jak już wspomnieliśmy, jeszcze przed wyborem dostawcy warto dobrze przemyśleć cel i obszary, w których potrzebujemy zmian.
Jak uniknąć zawodu?
- Dokładnie przeanalizuj swoje potrzeby – to niezwykle istotne, bo o ile specjaliści dostawcy są w stanie zidentyfikować obszary wymagające zmiany, to nie zawsze mogą one pokrywać się z Twoim wyobrażeniem i wyznacznikiem sukcesu wdrożenia. Dlatego ważne jest też jasne i otwarte komunikowanie potrzeb.
- Zadbaj o integrację z innymi systemami – ERP powinien współpracować z narzędziami, które już masz. W innym wypadku Twoja firma będzie działać na niezależnych rozwiązaniach, co wprowadzi jeszcze większy chaos.
- Postaw na sprawdzonego dostawcę – firmy z wieloletnim doświadczeniem widziały wiele, osiągały sukcesy, popełniały błędy, rozwiązywały problemy. Są bogatsze w wiedzę i cenną praktykę. Dzięki nim masz szansę na bezproblemowe wdrożenie w Twojej firmie.
Jak zyskać pewność sukcesu?
Obawy są naturalne, jednak nie muszą powstrzymywać Cię przed wdrożeniem ERP. Wystarczy odpowiednie przygotowanie, aby zminimalizować ryzyko i zwiększyć szanse na sukces. Już wiemy, że sukces wdrożenia nie zależy tylko od samego rozwiązania, ale także od:
- precyzyjnego określenia celów wdrożenia;
- zaangażowania zespołu i odpowiedniej strategii zarządzania zmianą;
- dobrze przemyślanego wyboru systemu i dostawcy;
- stopniowego wdrażania systemu i monitorowania efektów.
Pamiętaj: ERP to inwestycja w rozwój firmy. Tak jak każda duża zmiana, wymaga czasu i wysiłku, ale dobrze przeprowadzony proces wdrożenia szybko zacznie przynosić korzyści. Wybór rozwiązania oraz przemyślane wdrożenie z udziałem zespołu i doświadczonego dostawcy sprawią, że ERP stanie się motorem wzrostu, a nie źródłem problemów.
Jeśli zastanawiasz się nad wdrożeniem i masz wątpliwości, sprawdź naszą ofertę i dowiedz się, jak system ERP może pomóc Twojej firmie.