System informatyczny za 100 zł vs. 1000 zł miesięcznie. Skąd te różnice w cenach?
Zdecydowałeś, że czas rozpocząć poszukiwania odpowiedniego systemu informatycznego. Firma się rozwija, masz coraz więcej zleceń i pracowników, arkusze Excel pękają w szwach. Trzymanie ręki na pulsie jest coraz trudniejsze, więc potrzebne jest zautomatyzowane rozwiązanie, które pomoże Ci prowadzić biznes. Wydaje się, że najtrudniejszą decyzję masz już za sobą.
O kilku systemach słyszałeś na konferencjach, ale chcesz zaczerpnąć informacji także z innych źródeł. Pytasz więc zaprzyjaźnionych przedsiębiorców, jakie aplikacje polecają, przeszukujesz Internet. W przypadku niektórych rozwiązań cenniki znajdujesz na stronie internetowej i prezentują się całkiem atrakcyjnie. Postanowiłeś jednak napisać do kilku innych dostawców, bo zainteresowały Cię ich produkty i możliwość przebudowania systemu pod Twoje wymagania. Otrzymałeś kilka propozycji i… zacząłeś zastanawiać się:
„O co chodzi? Dlaczego za program X musiałbym zapłacić 100 zł a za Y – 1000 zł w skali miesiąca? Co jest grane? Gdzie jest haczyk?”
W artykule spróbujemy rozwiać Twoje wątpliwości i odpowiedzieć, dlaczego cena jednego ledwo przekracza cenę Twojej ulubionej kawy, a drugiego jest 10 razy wyższa*.
* Kwoty 100 zł i 1000 zł miesięcznie służą jako hipotetyczne punkty odniesienia, zostały ustalone w celu zobrazowania różnic między tańszymi a droższymi rozwiązaniami. Nie są realnymi pozycjami z cenników i konkretnych ofert handlowych.
Sekretne składniki, które mają wpływ na cenę systemu IT
Zacznijmy od przykładowych elementów, które mogą determinować wysokość opłat:
- Rodzaj systemu: ERP, prosta aplikacja, platforma www, MES, SCADA;
- Zakres wdrożenia: liczba funkcji, modułów, obszarów, procesów i oczekiwań;
- Analiza przedwdrożeniowa: zbieranie wymagań, konsultacje, dokumentacja;
- Koszty programistyczne: czas pracy programistów, technologie, koszty integracji, testy, tworzenie indywidualnych funkcjonalności;
- Model licencjonowania: on-premise i/lub chmura;
- Licencje programów zewnętrznych: systemy operacyjne, bazy danych, komponenty, subskrypcje Microsoft;
- Infrastruktura: sprzęt (serwery, komputery użytkowników, urządzenia mobilne, sieci, urządzenia peryferyjne) i pomieszczenia z odpowiednimi warunkami (zasilanie, klimatyzacja, przeglądy, konserwacja, ubezpieczenia);
- Wdrożenie i konfiguracja: instalacja, migracja danych z wcześniejszych narzędzi, konfiguracja, szkolenia użytkowników;
- Zarządzanie projektem: koordynacja i nadzorowanie procesu wdrożenia;
- Testy i kontrola jakości: testy funkcjonalne, wydajnościowe i bezpieczeństwa, audyty;
- Utrzymanie i wsparcie tzw. maintenance: aktualizacje, dostosowanie rozwiązania do zmian w przepisach, serwis (SLA).
Jak widać na ostateczną cenę ma wpływ wiele zmiennych. Opieranie swojej decyzji jedynie na wysokości opłat raczej nigdy nie kończy się sukcesem i zadowoleniem z wdrożenia. Dlatego w pierwszej kolejności przeanalizuj potrzeby i wyzwania biznesowe Twojej firmy. Zadaj sobie pytania:
Jakie procesy w organizacji wymagają optymalizacji?
Jakie funkcjonalności są niezbędne, a jakie będą miłym dodatkiem?
Czy system powinien integrować się z innymi narzędziami? Jakie problemy powinien rozwiązywać?
Czy w razie rozwoju firmy, system nadal będzie spełniał swoje zadanie, czy jednak okaże się hamulcem?
Jaki budżet mam do dyspozycji?
Dopiero później rozpocznij poszukiwania wymarzonego systemu informatycznego.
Sprawdź na naszym blogu jak wybrać odpowiedniego dostawcę systemu.
Przejdźmy zatem do porównania.
System za 100 vs. system za 1000
Warto pamiętać, że cena oprogramowania nie bierze się znikąd. To nie tylko, jak twierdzą niektórzy, linijki kodu. To wynik pracy wielu konsultantów, programistów, testerów, administratorów. Właściwie całych zespołów projektowych tworzących mniej lub bardziej złożone rozwiązania, które w rezultacie mają optymalizować procesy w wielu firmach.
Jednak co tak naprawdę kryje się za tymi liczbami i z czego wynika tak znacząca różnica? Omówimy to, porównując główne elementy brane pod uwagę podczas wyboru.
Zakres funkcjonalny
System informatyczny za 100
Tańsze systemy to najczęściej proste rozwiązania, które funkcjonalnością obejmują jedno zagadnienie/obszar. Oferują ograniczony, standardowy zestaw funkcji. Przykładem mogą być programy do fakturowania, bazowy system do kontaktów z klientami, nieskomplikowana aplikacja do rejestracji zleceń i reklamacji. Zazwyczaj są gotowe do zainstalowania „od ręki” i nie wymagają skomplikowanego wdrożenia. Pozwalają szybko zautomatyzować podstawowe procesy. Mogą być dobrym narzędziem na start w małej firmie.
System informatyczny za 1000
Tu wchodzimy do świata zaawansowanych, wielomodułowych rozwiązań, które swoją funkcjonalnością mogą objąć całą firmę lub jej bardzo szeroki obszar: finanse i księgowość, produkcję, HR, sprzedaż, obsługę klienta, WMS i wiele innych. Przykładami takich rozwiązań są systemy ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management), MES (Manufacturing Execution System), SCADA (Supervisory Control And Data Acquisition) czy BI (Business Intelligence). Mogą to być również modyfikowalne rozwiązania, projektowane wg specyficznych potrzeb Twojego przedsiębiorstwa, gdzie unikalne funkcje wpływają na budowanie przewagi konkurencyjnej w branży.
Personalizacja, integracja i wdrożenie
System informatyczny za 100
Jak już wspomnieliśmy, tańsze systemy to zazwyczaj gotowe rozwiązania bez możliwości wpływania na ich kształt. Integracje z nimi nie są możliwe lub są bardzo ograniczone.
Wdrożenie takiego programu wymaga jedynie założenia konta i minimalnej konfiguracji. Praca z nim jest dość intuicyjna, więc użytkownicy nie muszą przechodzić specjalnego szkolenia, wystarczy samodzielne zapoznanie się z instrukcją lub podążanie za wskazówkami i komunikatami.
System informatyczny za 1000
Jeśli zależy nam na systemie, który będzie rozwijał się razem z naszą firmą, odpowiadał procesom jakie realizuje, podążał za zmianami w prawie oraz był zawsze aktualny i gotowy do działania, to nie może być to system „z pudełka”.
Droższe rozwiązania zapewniają wysoki stopień dostosowania do unikalnych procesów biznesowych. Wdrożenie jest zazwyczaj poprzedzone wnikliwą analizą przedwdrożeniową i opracowaniem dokumentacji, która będzie opisywała zakres funkcjonalny systemu w tej konkretnej organizacji. Oprócz tego dostawcy umożliwiają wprowadzanie zmian nawet w trakcie użytkowania i realizują nawet najbardziej „kreatywne” pomysły i potrzeby. Do tego potrzebne jest jednak zaangażowanie konsultantów i programistów dostawcy, a to kosztuje.
Wdrożenie może trwać od kilku tygodni do kilku miesięcy (analiza potrzeb, migracja danych, konfiguracja, testy). Przed ostatecznym uruchomieniem, dostawcy szkolą użytkowników. Zakres szkoleń zależy od rozwiązania i trwa od kilku godzin do kilku dni. Szczegółowe instrukcje nie zawsze są dostępne, zwłaszcza jeśli mamy do czynienia z wysokim stopniem customizacji rozwiązania. Stworzenie takiego dokumentu znacznie wydłużyłoby proces wdrożenia.
Droższe systemy charakteryzują się otwartą architekturą i szerokimi możliwościami integracji z innymi platformami i aplikacjami, które już funkcjonują w firmie lub zostaną wdrożone w przyszłości np. e-commerce, systemy magazynowe, portale pracownicze i płatnicze. Dzięki temu wszystkie rozwiązania tworzą spójne środowisko IT.
Model cenowy/licencjonowania
System informatyczny za 100
Najczęściej oferowany w modelu SaaS (Software as a Service) w opłatach abonamentowych. Działa w chmurze, na serwerach dostawcy, a użytkownicy korzystają z niego przez przeglądarkę internetową. Cena za subskrypcję uzależniona jest od ilości użytkowników, zakresu funkcji, a także od ilości miejsca na dane. Zwykle bez ponoszenia kosztów początkowych. W większości przypadków tani system będzie dostępny jedynie w pakiecie podstawowym/standard i nie będzie nadawał się do większych firm.
System informatyczny za 1000
W tym przypadku klienci mają wybór między różnymi modelami:
- SaaS – infrastruktura, instalacje i utrzymanie serwerów po stronie dostawcy systemu, dostępność przez Internet, opłaty abonamentowe (wyższe niż w przypadku standardowego systemu w pakiecie podstawowym), niższe koszty wdrożenia, automatyczne aktualizacje, uzależnienie od dostawcy, mniejsza elastyczność i niewielki wpływ na bezpieczeństwo informacji
- On-premise – oprogramowanie i dane na własnych serwerach (lokalnie), dość wysokie koszty początkowe (licencje, wdrożenie oraz zakup i utrzymanie infrastruktury: serwery, zasilanie, sieć, klimatyzacja), mniejsza zależność od połączenia internetowego (działanie offline), większa kontrola nad infrastrukturą i bezpieczeństwem danych
- Hybrydowy – łączy elementy modelu SaaS i on-premise, przedsiębiorcy decydują się część danych, tych mniej wrażliwych, przenieść do chmury, a część takich jak oprogramowania sterujące wrażliwymi działami, dane o recepturach i wyjątkowych metodach produkcji, przechowywać na własnych serwerach. Koszty zależne są od podziału zasobów między środowiskami. W tym modelu odpowiedzialność za zapewnienie bezpieczeństwa danym jest podzielona.
Więcej o modelach możesz przeczytać w naszym krótkim artykule na blogu.
Wsparcie techniczne
System informatyczny za 100
Wsparcie ograniczone jest zazwyczaj do pierwszej konfiguracji, a w dalszym etapie do komunikacji e-mail, gdzie czas reakcji nie jest jasno określony (najczęściej znacząco przewyższa 24 godziny). Użytkownicy, by rozwiązać problem lub rozwiać wątpliwości mogą sięgnąć do udostępnionej przez dostawcę bazy wiedzy i/lub odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania (FAQ na stronie internetowej). W przypadku najpopularniejszych rozwiązań, z których korzysta wiele firm, wsparcie można znaleźć także na forach internetowych.
System informatyczny za 1000
Dostawcy droższych rozwiązań oferują zupełnie inny poziom opieki i współpracy. Użytkownicy mają zapewniony ciągły kontakt, najczęściej z dedykowanym opiekunem. Zakres wsparcia i gwarancja czasu reakcji na zgłoszenia uregulowane są w umowie wdrożenia lub odrębnej umowie serwisowej (SLA). Nawet jeśli Twoją firmę i dostawcę dzielą setki kilometrów, dzięki szybkiej reakcji i pomocy zdalnej, specjaliści są w stanie zdiagnozować i naprawić problem zanim ten zdąży wyrządzić realne szkody.
Bezpieczeństwo
System informatyczny za 100
Niskobudżetowy system często oznacza kompromis w wielu obszarach, także tym związanym z bezpieczeństwem danych. Proste oprogramowanie może posiadać luki, które nie chronią przed najnowszymi zagrożeniami, co w połączeniu z rzadko tworzonymi kopiami danych oraz nieokreślonym i długim czasem reakcji zespołu dostawcy (mówiliśmy o tym wyżej) podwyższa poziom ryzyka.
System informatyczny za 1000
Dostawcy narzędzi z wyższej półki do bezpieczeństwa podchodzą kompleksowo. Inwestują w najwyższej jakości sprzęt i oprogramowanie, wdrażają rozwiązania wysokiej dostępności minimalizując ryzyko utraty danych i przestojów. Wykorzystują zaawansowane zapory sieciowe, szyfrowanie danych, systemy wykrywania zagrożeń, które monitorują stan bezpieczeństwa w czasie rzeczywistym. Przeprowadzają cykliczne audyty bezpieczeństwa. Reagują, zanim wydarzy się nieszczęście. Regularnie wykonują kopie zapasowe, a w razie awarii mają opracowane plany odtworzenia, które umożliwiają szybkie przywrócenie systemu do działania. Nad wszystkim pieczę trzyma wyspecjalizowany zespół odpowiedzialny za ten konkretny obszar.
Model działania dostawcy
Bardzo ważna kwestia, o której wspominamy w tym artykule między słowami, a od której powinniśmy właściwie zacząć. Dwa podstawowe modele działania:
- Produktowy – koncentracja na rozwoju i sprzedaży systemu w standardowej formie, gdzie zakres wpływu na kod źródłowy i funkcjonalność jest bardzo ograniczony lub wręcz niemożliwy, tzw. „rozwiązania pudełkowe”
- Projektowo-usługowy – system wdrażany w ramach projektu obejmującego dostosowanie do organizacji, w tym analizę przedwdrożeniową, prace programistyczne, konfigurację i integracje. W tym modelu dostawca nie kończy współpracy w momencie finalizacji wdrożenia. Zapewnia dodatkowo wsparcie i rozwój także w trakcie użytkowania.
Bardzo często, zwłaszcza w przypadku dużych producentów, nie możemy liczyć na dostosowanie rozwiązania do specyfiki naszej firmy. Dlaczego? Zdarza się, że globalni dostawcy skupiają się przede wszystkim na sprzedaży gotowych systemów i nie chcą angażować się w czasochłonne projekty. Powszechnym zjawiskiem jest w takim przypadku korzystanie z zewnętrznych partnerów i integratorów, co też ma wpływ na ostateczną cenę rozwiązania.
Podsumowując
Zanim skusi Ciebie niska cena rozwiązania, zastanów się:
- Czy wystarczy Ci gotowy program do szybkiego uruchomienia, do którego w większym bądź mniejszym stopniu dostosujesz swoją firmę?
- Czy zależy Ci jednak na rozwiązaniu, które będzie działać jak Twoja firma i rozwijać się razem z nią?
Różnica między systemem za 100 zł a tym za 1000 zł miesięcznie, nie jest kwestią „haczyka”, ale zakresu jaki otrzymujesz w pakiecie. Dlatego nie ma jednej uniwersalnej odpowiedzi na pytanie, który będzie lepszy dla Ciebie. Wiemy na pewno, że cena nie powinna być głównym kryterium wyboru. W pierwszej kolejności należy wziąć pod uwagę poziom dopasowania rozwiązania do realnych potrzeb i planów rozwojowych firmy. Zacznij od analizy potrzeb i celów, a dopiero później szukaj rozwiązania, które będzie wspierało rozwój Twojego biznesu. Dokładnie przeanalizuj model biznesowy dostawcy. Sprawdź jakie obszary obsługuje jakie rozwiązania oferuje, jak realizuje wdrożenie, jakie usługi dodatkowe świadczy? Na jaki poziom współpracy jest nastawiony, jakie ma zasoby i doświadczenie.