Nie taki diabeł straszny… czyli jak przebiega wdrożenie systemów XEMI

Jak wdrażamy systemy informatyczne XEMI?

ETAP 1: Analiza przedwdrożeniowa: Wielka niewiadoma, czy może jednak wiedza?

Analiza przedwdrożeniowa to moment, w którym wspólnie z klientem zagłębiamy się w funkcjonowanie firmy, aby dopasować system XEMI do jej specyfiki. Poznajemy mechanizmy działania, cele, potrzeby i ograniczenia. To nie jest tylko seria rozmów – to proces, który łączy wiedzę technologiczną z biznesowym zrozumieniem organizacji.

Wbrew pozorom ten proces nie zawsze trwa długo. To ile czasu poświęcimy na analizę przedwdrożeniową zależy od wielu różnych czynników. Jakich? Między innymi od:

• zakresu wdrożenia: czy obejmuje całą organizację, czy tylko niektóre obszary, czy konieczna jest integracja z systemami zewnętrznymi, czy decydujemy się tylko na rozwiązania z rodziny XEMI;
• złożoności procesów, które system ma obsłużyć;
• skali dostosowania systemu XEMI do indywidualnych potrzeb;
• zaangażowania i dostępności obu zespołów (naszego i klienta);
• gotowości do współpracy;
• jakości dokumentów i danych źródłowych;
• naszego doświadczenia w danej branży i doświadczenia klienta podczas wdrożeń innych systemów.

Analizę realizujemy w 4 kluczowych krokach:

1. Warsztaty z zespołami klienta: Spotykamy się z pracownikami różnych działów: finansów, kadr, administracji, sprzedaży, produkcji, magazynu, by poznać ich pracę. Włączamy do rozmów także działy IT, ponieważ oprócz kwestii operacyjnych i biznesowych, ważne jest poznanie obszaru technicznego i zasobów informatycznych klienta. Chcemy zrozumieć procesy, role zaangażowanych osób i poznać wykorzystywane narzędzia. Nie skupiamy się jedynie na oficjalnych procedurach, ale także na codziennych praktykach, często nieudokumentowanych, a mających ogromne znaczenie.
2. Przegląd dokumentacji i danych klienta: Prosimy o wgląd do dokumentów, które pomagają nam lepiej zrozumieć organizację, a są to m.in.: procedury wewnętrzne, struktura organizacyjna, raporty, pliki Excel, regulaminy oraz wzory umów, protokołów i raportów. Te materiały doskonale uzupełniają informacje pozyskane podczas rozmów.
3. Ustalanie wymagań funkcjonalnych: Wsłuchujemy się w konkretne oczekiwania w stosunku do systemu XEMI, a następnie konfrontujemy je z możliwościami rozwiązania. Czy chodzi o automatyzację konkretnego obszaru? Usprawnienie obiegu dokumentów? Redukcję kosztów operacyjnych? Wsparcie raportowania? Priorytety różnią się w zależności od firmy, naszą rolą jest je wychwycić i opisać w jednoznaczny i zrozumiały sposób.
4. Analiza wyzwań: W tej fazie identyfikujemy możliwe przeszkody, np. konieczność integracji z innymi systemami, brak standaryzacji działań w organizacji czy niską gotowość pracowników do zmiany. Dzięki temu możemy zaplanować działania zaradcze już na początku projektu.

Nie w każdym przypadku konieczne jest przeprowadzenie pełnej analizy. Zdarza się, że klient już po wstępnej prezentacji gotowej funkcjonalności XEMI, decyduje się na rozwiązanie takie jakim jest. Wówczas analiza jest ekspresowa i nie wymaga dużego zaangażowania. Dzieje się tak w przypadku mniej skomplikowanych rozwiązań (np. XEMI SERWIS) oraz braku konieczności integracji z obcymi systemami i aplikacjami.

XEMI jest systemem modułowym i w pełni elastycznym, dlatego może rozwijać się także w trakcie użytkowania. Nasi klienci nie muszą decydować się od razu na wszystkie funkcjonalności i moduły. Mogą zacząć od kluczowych obszarów, a kolejne wdrażać w późniejszym etapie. To pozwala inwestycję rozłożyć w czasie biorąc pod uwagę aktualne możliwości finansowe.

Elastyczność systemu polega zarówno na możliwości szybkiego wdrażania gotowych i odpowiednio dobranych komponentów, jak i na możliwości rozbudowy oraz modyfikacji poszczególnych opcji.

Z naszej strony w procesie projektowania i wdrażania systemów XEMI bierze udział  zespół specjalistów z obszarów, których dotyczy implementacja tj. finansów, kadr, logistyki, sprzedaży, programowania. Ich praca nie obejmuje jedynie technicznych aspektów wdrożenia, ale przede wszystkim analizowanie, poszukiwanie i opracowywanie rozwiązań w oparciu o sprawdzone praktyki z wielu udanych wdrożeń.

Nierzadko przeprowadzamy integrację systemu XEMI z innymi rozwiązaniami, które są wykorzystywane przez klienta, np.: systemami kasowymi, kurierskimi czy systemami ERP jeśli klient wdraża nasze dziedzinowe aplikacje jak np. XEMI SALES FORCE, XEMI B2B, XEMI ePRACOWNICY. Dzięki temu nawet systemy różnych dostawców mogą stanowić płynną całość i wspierać zarządzanie organizacją.

ETAP 3: Testy: Sprawdź przed użyciem.

Zanim system XEMI uruchomimy w środowisku produkcyjnym, przeprowadzamy kompleksowe testy w warunkach zbliżonych do rzeczywistych. Celem tych działań jest wykrycie ewentualnych nieścisłości, błędów lub niespójności w działaniu systemu oraz weryfikacja, czy rozwiązania spełniają oczekiwania operacyjne i biznesowe.

Zespół testerów przygotowuje i realizuje szczegółowe studia przypadków obejmujące różne warianty użycia systemu. Weryfikują poprawność działania funkcji, ich spójność oraz odporność na nieprzewidziane zachowania użytkowników. Dzięki temu jeszcze przed wdrożeniem jesteśmy w stanie wychwycić potencjalne problemy i wprowadzić niezbędne korekty.

Testowanie to bardzo ważny moment. Pozytywne wyniki dają użytkownikom pewność, że system XEMI jest gotowy do codziennej pracy.

ETAP 4: Wdrożenie: Improwizacja czy skuteczna strategia?

Zaprojektowaliśmy rozwiązanie, przetestowaliśmy je, czas więc na uruchomienie produkcyjne – wdrożenie u klienta. To co jest kluczowe na tym etapie to zapewnienie płynności. Bez większych przestojów, w zaplanowanym czasie, z udziałem osób odpowiedzialnych za poszczególne obszary i w gotowości w razie pojawienia się zdarzeń niezależnych od nas.

Uruchomienie systemu to nie instalacja za pomocą kilku kliknięć. To przedsięwzięcie, które realizujemy wspólnie z klientem. Twoi pracownicy nie są pozostawieni sami sobie. Razem z nimi rozpoczynamy pracę z nowym systemem. Odpowiadamy na pytania, pomagamy rozwiać wątpliwości i rozwiązać trudności, a ewentualne błędy są przez nas natychmiast wychwytywane i korygowane.

W ramach wdrożenia prowadzimy także szkolenia dopasowane do ról użytkowników. W zależności od potrzeb mogą to być szkolenia indywidualne lub grupowe. To na nich Twoi pracownicy zdobywają kompetencje i pewność siebie w pracy z systemami XEMI. Dzięki szkoleniom szybciej akceptują i adaptują się do zmian. Rzadziej popełniają błędy, działają efektywniej, a to przekłada się na szybszy zwrot z inwestycji w oprogramowanie.

Dlaczego rozwiązania XEMI wdrażamy etapami?

Harmonogram wdrożenia ustalamy wspólnie z klientem. Nawet najmniejsze wdrożenie warto podzielić, żeby płynnie przejść cały proces. Bez względu na to czy wdrażamy niewielki zakres ERP czy systemy dziedzinowe takie jak: XEMI SERWIS, XEMI CMMS, XEMI SALES FORCE. Stopniowe wdrażanie pozwala Ci zyskać większą kontrolę nad wdrożeniem, dostosowując tempo zmian do możliwości operacyjnych. Oprócz tego:

• minimalizujemy ryzyko niepowodzeń, ponieważ łatwiej identyfikujemy ewentualne problemy i możemy reagować na nie od razu;
• Twoi pracownicy nie są zmuszeni do nauki wszystkiego na raz i nie są narażeni na przebodźcowanie oraz spadek efektywności;
• zauważasz pozytywne efekty działania systemu w każdym obszarze, a nie tylko całości;
• widząc efekty wdrożenia pierwszych etapów, wiesz co się sprawdza, a co należy poprawić podczas implementacji kolejnych elementów.

XEMI dostępne jest w różnych modelach wdrożeniowych – zarówno jako rozwiązanie on-premise, instalowane lokalnie w Twojej infrastrukturze, jak i w modelu SaaS (Software as a Service), gdzie zapewniamy pełne środowisko pracy w chmurze. Nasi klienci mają pełną swobodę wyboru formy wdrożenia najlepiej odpowiadającej ich potrzebom i możliwościom technologicznym.

A jeśli o technologii mowa… Z nami możesz także opracować swój system bezpieczeństwa i dobrać całą infrastrukturę (serwery, komputery, urządzenia mobilne,…) pod nowe rozwiązanie, z dowozem do Ciebie.

ETAP 5: Wsparcie

Nasze zaangażowanie nie kończy się w momencie uruchomienia systemu i przeszkolenia ostatniego użytkownika. Z naszej strony możesz liczyć na pełne wsparcie serwisowe (nawet w trybie 24/7) oraz utrzymanie i rozwój systemów XEMI. Zawieramy stosowne umowy serwisowe, w których określamy zakres wsparcia i czasy reakcji (SLA) oraz umowy maintenance. Dlatego to nie tylko puste obietnice, a zobowiązanie.

Zmiany determinowane przez prawo

Nieustannie śledzimy zmieniające się prawo, zwłaszcza w obszarze księgowości oraz kadr i płac. Bierzemy udział w cyklicznych szkoleniach prowadzonych przez specjalistów. Gdy pojawiają się nowe regulacje np. zmiana w rozporządzeniu dotyczącym raportowania, nowe zasady naliczania wynagrodzeń czy integracja z zewnętrznym systemem publicznym, reagujemy natychmiast. Opracowujemy rozwiązanie, które będzie działało zgodnie z prawem. Nie jest to łatwe, w sytuacji kiedy zmiana goni zmianę, a ustawodawca na wprowadzenie modyfikacji daje zbyt mało czasu. Na szczęście dzięki wiedzy i zaangażowaniu naszego zespołu, jesteśmy zawsze gotowi na czas.

Od razu po wprowadzeniu aktualizacji informujemy o nich klientów. Nierzadko to od nas jako pierwszych dowiadują się o zmianach w przepisach. Dzięki temu są na bieżąco i mają pewność, że wykorzystywane przez nich narzędzia XEMI spełniają wszelkie wymogi prawne.

Nowe funkcje w trakcie użytkowania systemu

Regulacje prawne to jedno, a potrzeba rozwijania firmy i praca z systemami, które ten rozwój wspierają, to drugie.

Jesteśmy otwarci na propozycje zmian, które zgłaszają firmy. Nie blokujemy ich, nie boimy się wyzwań. Jeśli pojawia się potrzeba wprowadzenie nowej  funkcjonalności, podchodzimy do niej indywidualnie. Analizujemy temat (często wspólnie z klientem) oraz opracowujemy koncepcję uwzględniając wszelkie aspekty: technologiczne, prawne, biznesowe i finansowe. W kolejnym etapie projektujemy funkcjonalność, testujemy i wdrażamy u klienta.

Robimy wszystko, by w naszym przypadku hasło „idealnie dopasowany” nie było tylko teorią i pustym sloganem. Ten model bardzo odpowiada naszym klientom, bo mają realny wpływ na rozwiązania, których używają.

Podsumowanie:

Wdrożenie systemu to nie pokaz talentów między dostawcami, kosztem Twojej organizacji.

Nie obiecujemy czegoś, czego nie jesteśmy w stanie wykonać. Nie demonstrujemy innowacji dla samej innowacji. Pracujemy nad rozwiązaniem konkretnie, bazując na doświadczeniu, ale też zdrowym rozsądku, bo rozwiązanie nie ma szokować, tylko wspierać i ułatwiać funkcjonowanie Twojej firmy. Stąd praktyka jaką jest analiza przedwdrożeniowa – etap, w którym rozmawiamy z Twoim zespołem, wnikamy w jego codzienną pracę.

Jeśli zależy Ci na szybkim, kilkudniowym wdrożeniu, to z nami jego nie zrobisz. Oczywiście ekspresowe wdrożenie jest kuszące, ale nie od dziś wiadomo, że „co nagle to po diable”. Bierzemy odpowiedzialność za nasze rozwiązania. Nie możemy pozwolić sobie na realizację projektu, który nie uwzględni potrzeb i przyszłego rozwoju firm. Celem naszych rozwiązań jest pobudzanie do wzrostu, a nie jedynie utrzymanie status quo. Zwłaszcza, że towarzyszymy Twojej firmie jeszcze długo po wdrożeniu i skupiamy się na relacjach partnerskich, a nie krótkiej relacji kupujący-sprzedający.

PRZYKŁAD: wdrożenie systemu XEMI ERP obejmujące moduły XEMI Finanse, XEMI Pracownicy i XEMI Sprzedaż trwa średnio 1 miesiąc, przy założeniu, że nie wymaga wprowadzenia zmian w funkcjonalności.

Nie udajemy, że zrealizujemy projekt w tydzień, choć nie przeciągamy też procesu bez potrzeby. Oczywiście, tak jak wspomnieliśmy wcześniej, nie produkujemy systemu od zera. Musisz mieć jednak świadomość, że skonfigurowanie rozwiązania z dostępnych komponentów również wymaga czasu. Tym bardziej jeśli w grę wchodzą modyfikacje lub dodatkowe nowe funkcjonalności.

Boisz się, że wdrożenie to niekończący się proces?

Pamiętaj, że wdrożenie, które trwa dłużej, nie musi być powodem do niepokoju. To znak, że realnie pracujemy nad dostosowaniem rozwiązania do Twojej firmy, a nie odwrotnie. Poświęcenie czasu i uwagi na początku przekłada się na spokój i efektywność później. A to dlatego, że system już od startu działa jak należy i nie wymaga ciągłych poprawek.