6 kroków do idealnego systemu informatycznego
Z artykułu dowiesz się: Jakie kroki warto zrobić, by wybrać najlepszy system informatyczny?
Przez lata firmy rozważając o wyborze i wdrażaniu systemu informatycznego, myślały głównie o systemach klasy ERP. W ostatnich latach wokół ERP pojawiło się niemało innych, wyspecjalizowanych rozwiązań informatycznych.
Handel detaliczny to systemy zintegrowane z urządzeniami fiskalnymi. Firmy logistyczne interesują się rozwiązaniami klasy WMS. Firmy produkcyjne coraz częściej oglądają systemy MES czy SCADA. Wszystkie instytucje z większą ilością danych zwracają uwagę na rozwiązania bazujące na BIG DATA czy Business Intelligence. Z otoczeniem, firmy komunikują się za pomocą systemów B2B lub B2C. Do tego lawinowo wzrasta ilość i rola rozwiązań mobilnych.
Co więc łączy wszystkie te rozwiązania informatyczne?
Łączą je dane, którymi te systemy dysponują. Aby optymalnie wykorzystać potencjał wszystkich posiadanych systemów konieczna jest współpraca między nimi. Dobra integracja potrafi tchnąć „nowe życie” w eksploatowane od lat rozwiązania.
Co jeszcze łączy wszystkie wymienione wcześniej systemy?
Łączy je metodologia jaką powinniśmy przyjąć w trakcie procesu wyboru i zakupu, tak aby najlepiej pasowały do naszych wymagań.
1. Sprecyzuj cele wdrożenia systemu.
Ustal dokładnie do czego system jest Ci potrzebny. Sformułuj oczekiwany zakres oraz przewidywane nakłady. System informatyczny nie jest kosztem lecz inwestycją i tak trzeba go traktować. Bezwzględnie określ korzyści jakie chcesz osiągnąć po wdrożeniu. Sprawdź ograniczenia technologiczne jak i organizacyjne. Czy twoja organizacja jest przygotowana na nowy system? Pamiętaj, że celem nie jest samo uruchomienie systemu, ale to aby firma budowała swoje przewagi rynkowe.
2. Stwórz zespół projektowy.
W skład zespołu powinny wchodzić osoby dobrze znające procesy zachodzące w firmie. Miej na uwadze, że wdrożenie nie jest tylko sprawą działu IT. To użytkownik powinien decydować jakich rozwiązań potrzebuje. Ci, którzy będą z systemu korzystali powinni uczestniczyć w jego wyborze już od momentu budowania koncepcji. Dzięki temu spojrzenie na wymogi, dotyczące wybieranego rozwiązania będzie subiektywne. Nie zapomnij o uczestnictwie w zespole przedstawiciela zarządu – ułatwi to podejmowanie decyzji. Zespół musi znać swoje zadanie i nie może być zbyt liczny aby miał możliwość sprawnej pracy. Cały czas pamiętaj o tym, że tworzysz narzędzie swojej przewagi konkurencyjnej.
3. Wyślij zapytanie ofertowe do dostawców.
Po wstępnym rozeznaniu rynku wytypuj wąskie grono dostawców. Nie skupiaj się tylko na funkcjonalnościach potrzebnych w danej chwili ani na samej cenie. Zwróć uwagę na doświadczenie dostawcy, jego stabilność, jakość serwisu. System informatyczny, tak jak życie – zmienia się. Zmieniają się przepisy, zmienia otoczenie. W związku z tym system powinien być modyfikowalny i elastyczny.
4. Sprawdź referencje.
Poznaj doświadczenie firmy oraz jej sposób pracy. Będziesz inaczej współpracował z firmą, która jest pośrednikiem i wdraża rozwiązania innego autora z kraju lub z zagranicy, a zupełnie inaczej z firmą, która jest autorem systemu. Skontaktuj się z użytkownikami oferowanego rozwiązania. Pytaj nie tylko o funkcje systemu lecz również o możliwości jego modyfikacji a także o kulturę pracy dostawcy i jego konsultantów. Dzięki temu będziesz miał pełen obraz jak firma współpracuje z klientami. Zdobędziesz wiedzę bezpośrednio od użytkowników o zaletach i wadach systemu, ale też o współpracy w dłuższym okresie czasu. To bywa ważniejsze niż podstawowe funkcje systemu w danym momencie. Sprawdź czy potencjalny dostawca potrafi skutecznie integrować własne produkty z systemami innych producentów. Czy zwraca uwagę na bezpieczeństwo systemów informatycznych czy zostawia ten problem na naszej głowie.
5. Zaproś wybranych dostawców na prezentację.
Sprecyzuj obszary, które chciałbyś zobaczyć. Aby móc łatwo ocenić (obejrzeć) system, określ zalecenia do prezentacji, tak aby skoncentrować się na najbardziej interesujących Cię elementach. Prezentacja powinna też pokazać całościowy obraz systemu – jego filozofię oraz założenia, które legły u podstaw jego zaprojektowania.
6. Wybierz swój idealny system.
W zespole powołanym do wyboru systemu powinni znaleźć się zarówno przedstawiciele zarządu jak i też potencjalni Użytkownicy. Wybierz mądrze dostawcę. Pamiętaj jest to związek na lata. Wg badań firmy wymieniają systemy informatyczne średnio co 5-8 lat!!. Twój nowy system komputerowy powinien mieć możliwość ewolucji razem z Twoją firmą. Nie pozwól, żeby jednostkowe, początkowe korzyści zablokowały Twój biznes. Koszty licencji czy koszt wdrożenia nie powinny być kluczowym czynnikiem decyzyjnym. Wybierając najtańsze rozwiązania, możesz być pewnym, że odbije się to na jakości wdrożenia i w ostateczności poniesiesz znacznie poważniejsze nakłady. W przypadku wyboru systemu przygotowanego na rynek masowy jesteś skazany na rozwój podyktowany przez dostawcę oprogramowania, a nie wynikający z Twoich indywidualnych potrzeb. Niestety jakość produktu oraz jakość obsługi muszą kosztować więcej.