Opieka autorska systemu IT: 4 powody, dla których cisza po wdrożeniu ma wartość

1. Opieka autorska to zapewnienie aktualności systemu IT

System informatyczny powinien nadążać za zmianami. Zwłaszcza w obszarach takich jak finanse, kadry, sprzedaż, magazyn i produkcja. To właśnie w nich pojawia się najwięcej zmian w przepisach, mających wpływ na codzienną pracę. Ostatnie nowelizacje związane z PPK, JPK_VAT, Polskim Ładem czy KSeF pokazały, że nie każdy system informatyczny jest w stanie nadążyć za nowymi wymaganiami. W wielu firmach konieczna była wymiana systemu informatycznego, który nie był w stanie obsłużyć nowych procesów.

Jednak nie tylko przepisy wprowadzają sporo zamieszania. Wystarczy, że firma zacznie się rozwijać, rozszerzać swoją działalność, zmieniać procesy biznesowe, pojawią się nowe potrzeby funkcjonalne i już system informatyczny, który do tej pory sprawdzał się idealnie, po kilku latach może wymagać rozbudowy.

Opieka autorska pozwala na stopniowy rozwój oprogramowania zgodnie z kierunkiem rozwoju firmy. Dzięki temu przy pierwszej zmianie przepisów lub w sytuacji rozszerzenia działalności o dodatkowy obszar np. B2B, WMS czy elektroniczny obieg dokumentów, nie trzeba wymieniać całego systemu IT. Wystarczy rozbudowa rozwiązania o dodatkowe funkcje i/lub moduły.

Najlepiej, gdy takie zmiany realizuje producent systemu, o czym w kolejnym punkcie.

2. Twój system jest w rękach specjalistów, którzy go stworzyli

Każdy system informatyczny dopasowany do danej firmy ma własną logikę, dedykowane integracje, ustawienia, uprawnienia i procesy, wynikające ze sposobu pracy organizacji. Taki system ma też swoją historię.

Podczas wdrożenia:

• ktoś zdecydował, że dane pole działa właśnie w taki, a nie inny sposób;
• ktoś zaprojektował konkretną ścieżkę obiegu dokumentów;
• ktoś połączył system ERP z systemem WMS i B2B;
• i ten sam „ktoś” wie, dlaczego pewne funkcje zostały wdrożone, a inne nie.

I to właśnie ta wiedza jest jedną z największych wartości opieki autorskiej.

Systemem zajmuje się zespół, który uczestniczył w analizie potrzeb, projektował rozwiązanie, uczył się i poznawał procesy realizowane w Twojej firmie, automatyzował je i wdrażał. Zna nie tylko sam system, ale i filozofię, która kierowała całym wdrożeniem.

Dlatego nie musi przez wiele dni odtwarzać logiki działania, analizować zależności między modułami, ani dochodzić, dlaczego dana funkcja została zaprojektowana w taki sposób. Co więcej ani Ty, ani Twoi pracownicy nie muszą tracić czasu na tłumaczenie osobom z zewnątrz, jak działa system, co znacznie przyspiesza reakcję na zmiany i zmniejsza ryzyko błędów. A to dlatego, że masz do czynienia z ludźmi, którzy wiedzą gdzie szukać przyczyny i jak bezpiecznie wprowadzić zmiany, by zapewnić ciągłość działania Twojej firmie.

To podejście dobrze znamy z praktyki. Jako autorzy rozwiązań XEMI wiemy, jak dużą wartość ma znajomość systemu, jego logiki i powodów, które stoją za konkretnymi decyzjami co do funkcjonalności.

3. Stałe wsparcie zwiększa bezpieczeństwo systemów informatycznych

Cyberzagrożenia nie omijają małych i średnich firm. Mitem jest, że atakujący skupiają się jedynie na największych. Wręcz przeciwnie. Wiedza na temat posiadanych ograniczeń finansowych, sprzętowych czy ludzkich (brak działu IT , brak działu ds. bezpieczeństwa), zachęca cyberprzestępców do kierowania nielegalnych działań właśnie ku mniejszym podmiotom. A wystarczy jedno słabe ogniwo, by narazić organizację na niepowołany dostęp do informacji poufnych i danych osobowych.

Najczęstsze przyczyny incydentów w firmach to:

• nieaktualne oprogramowanie i luki w starszych wersjach systemów;
• nieprawidłowa konfiguracja i błędne ustawienia uprawnień do systemu;
• brak kopii zapasowych;
• brak monitoringu i wiedzy o zaistniałym incydencie.

Nie od dziś wiadomo, że dane są jednym z najważniejszych zasobów firmy. To na ich podstawie podejmowane są strategiczne decyzje biznesowe. Jeśli dane zostaną zniszczone lub wpadną w niepowołane ręce, konsekwencje mogą być poważne.

Opieka autorska (maintenance) zapewnia:

• aktualizacje i nadzór nad oprogramowaniem,
• wprowadzanie nowych wersji systemów, pozbawionych znanych podatności,
• utrzymanie zgodności z najnowszymi systemami operacyjnymi i aktualnymi standardami bezpieczeństwa.

Stałe wsparcie producenta systemu pozwala reagować na zmieniające się zagrożenia i pomaga skutecznie je ograniczać, zanim staną się realnym problemem dla organizacji. Dzięki opiece autorskiej masz pewność, że system jest aktualny, stabilny i przygotowany na pojawiające się zmiany technologiczne.

4. Niższe koszty w długim terminie

Na pierwszy rzut oka opłata za maintenance wygląda jak kolejna pozycja w umowie lub na fakturze. Taki stały koszt, którego efektów nie widać.

Wspominaliśmy w poprzednich punktach, że już samo prawo i przepisy generują masę zmian w systemach. Do tego dochodzą zmiany technologiczne i zmiany w standardach bezpieczeństwa.

W firmach, które nie korzystają z opieki autorskiej, konieczność wprowadzenia zmian w systemie uruchamia długi i kosztowny proces. W pierwszej kolejności trzeba znaleźć wykonawcę, który podejmie się analizy systemu, pozna jego logikę, konfigurację i historię wcześniejszych modyfikacji. Dopiero później może rozpocząć się praca nad dostosowaniem rozwiązania. To wydłuża czas realizacji, wzbudza niepewność i generuje dodatkowe, często wysokie koszty. Co więcej, nie gwarantuje satysfakcjonującego efektu. Takie firmy rzadko zastanawiają się nad kosztami związanymi z brakiem wsparcia (maintenance), np.:

• jednorazowymi naprawami i modyfikacjami, które są rozliczane stawką rynkową, bez uwzględnienia rabatów;
• czasem pracowników spędzanym na próbach obejścia systemu i ręcznym wprowadzaniu danych
• kosztami wynikającymi z błędnie podjętych decyzji opartych na niespójnych danych;
• kosztami wynikającymi z korzystania z przestarzałych rozwiązań, bez aktualizacji technologicznych, trudniejszych w utrzymaniu i droższych w eksploatacji;
• …i na koniec, nad kosztami związanymi z wymianą systemu na nowy, w przypadku, gdy dotychczasowy przestaje być rozwijany i nie daje szans na rozbudowę.

Wiele firm przekonuje się o wartości opieki autorskiej dopiero po pierwszej kosztownej awarii.

A może Twój system jest objęty opieka autorską, ale Ty widząc, że nic się nie dzieje, jest cisza, biznes działa jak należy, zastanawiasz się za co w ogóle płacisz? Co w ramach opieki autorskiej robią firmy IT?

Otóż właśnie ta cisza jest celem i  efektem korzystania z maintenance. Trudno to ująć w raporcie z Excela, ale świadomość, że ktoś czuwa nad jednym z najważniejszych zasobów firmy, wpływa pozytywnie na komfort pracy. I chociaż korzyści z posiadania opieki autorskiej mogą wydawać się nie do oszacowania, to jednak:

• mniej nieplanowanych przestojów dzięki prewencji,
• możliwość podejmowania lepszych decyzji dotyczących rozwoju systemu, dzięki współpracy ze specjalistami znającymi system od podszewki,

powinny być wystarczającym argumentem za.