System IT - czy warto przepłacać?
W poprzednim artykule wymieniliśmy elementy, które mają wpływ na ostateczną cenę systemu IT. Pokazaliśmy różnice między „tanim” a „drogim” rozwiązaniem. Link do artykułu: https://www.xemi.pl/artykul/skad-roznice-w-cenach-systemow-informatycznych/.
Dziś spróbujemy odpowiedzieć na pytanie Czy warto przepłacać?
Najlepiej będzie jeśli przeanalizujemy to na kilku przykładach. Wyobraźmy sobie 4 różne firmy, które poszukują systemu IT:
- hurtownia specjalizująca się w dystrybucji rzadkich elementów do renowacji zabytkowych aut;
- firma świadcząca usługi serwisu instalacji fotowoltaicznych;
- niewielki gabinet psychologiczny;
- mała agencja turystyczna z niszową specjalizacją.
Przykład nr 1: Hurtownia części do renowacji aut
Hurtownia działa w niszowej branży. Nie ma dużej konkurencji. Klienci składają zamówienia telefonicznie. Oferta prezentowana jest za pomocą katalogu PDF znajdującego się na stronie internetowej. Na początku liczba zamówień jest niewielka.
System IT za 100
Firma decyduje się na prosty system do zarządzania zamówieniami i bazą klientów, dostępny w modelu SaaS.
System ma wiele zalet: szybkie wdrożenie, niska cena, możliwość rejestracji zamówień i podstawowych danych kontaktowych klientów. Umożliwia wystawianie faktur i generuje dwa podstawowe raporty sprzedaży. Wszystko działa.
Przychodzi jednak czas, kiedy zabytkowe auta są coraz bardziej pożądane. Rośnie popyt na części do ich odnowienia. Hurtownia oferuje je w konkurencyjnych cenach, więc wzrasta też liczba zamówień. Prosty system już nie wystarcza:
- Nie pozwala na modyfikowanie procesu obsługi klienta i łatwe udostępnienie ofert.
- Klienci nie mogą dokonywać zakupu samodzielnie np. poprzez platformę online, a coraz większa liczba zapytań bardzo obciąża dział zamówień.
- Generowane raporty są zbyt ogólne i nie dostarczają szczegółowych informacji np. o grupie asortymentów, które sprzedają się najlepiej/najgorzej.
- Brak integracji i ręczne przenoszenie danych między systemem do zamówień a systemem magazynowym prowadzi do wielu błędów i pochłania mnóstwo czasu na ich poprawianie.
- Ograniczona ilość miejsca na dane jest sporą przeszkodą przy rosnącej liczbie transakcji.
- Brak dedykowanego wsparcia przy problemach technicznych i długi czas oczekiwania na ich rozwiązanie paraliżuje pracę.
System IT zamiast wspierać, przeszkadza. Staje się wąskim gardłem ograniczającym rozwój firmy.
System IT za 1000
Firma decyduje się na zintegrowany system ERP z platformą do sprzedaży online.
- System jest konfigurowany pod konkretne potrzeby hurtowni.
- Umożliwia prowadzenie sprzedaży hybrydowej: za pomocą działu obsługi klienta jak i za pośrednictwem platformy internetowej. Dzięki temu klienci mogą składać zamówienia zarówno w sposób tradycyjny, dzwoniąc do hurtowni, jak i online, mając dostęp do pełnej oferty i indywidualnych warunków cenowych przez całą dobę.
- System jest skalowalny, więc firma nie musi „bać się” większej liczby transakcji czy użytkowników, bo to nie wpływa na wydajność. Oprócz tego może być rozwijany w trakcie użytkowania i spełniać wyrafinowane potrzeby firmy.
- Pełna integracja magazynu, księgowości, platformy do sprzedaży online oraz systemami dostawców automatyzuje przepływ danych i redukuje błędy.
- System oferuje dedykowane raporty np. dotyczące rentowności produktów, analizy klientów i stanu należności.
- Dostawca systemu zapewnia wparcie techniczne z krótkim czasem reakcji na zgłoszenie, dzięki czemu problemy są szybko rozwiązywane i nie powodują długich przestojów.
System IT staje się centrum operacyjnym hurtowni. Automatyzuje procesy, oszczędza czas i pozwala skupić się na kwestiach strategicznych oraz utrzymaniu przewagi konkurencyjnej.
Przykład nr 2: Serwis instalacji fotowoltaicznych
Firma świadcząca serwis instalacji fotowoltaicznych. Liczba obsługiwanych zleceń jest umiarkowana, na rynku jest spora konkurencja, wszystkie naprawy i przeglądy są realizowane w terenie.
System IT za 100
Wdrożony został prosty system do obsługi zgłoszeń.
System ma wiele zalet: niski koszt, ekspresowe wdrożenie, wymagające jedynie zakupu subskrypcji na rok, zalogowania się oraz wstępnego wprowadzenia danych o klientach i serwisantach. Umożliwia rejestrację zgłoszeń, wybór pracownika, śledzenie statusu (otwarte, zrealizowane) i dodanie notatki do zlecenia. Kończąc zlecenie, serwisant może zapisać wprowadzone informacje w formacie PDF, co w firmie jest uznawane za protokół wykonania pracy.
Minął rok, nadszedł czas, by odnowić subskrypcję, ale…
Pięć miesięcy wcześniej pojawiły się dotacje na sfinansowanie instalacji fotowoltaicznej. Firma rozszerzyła ofertę o opcję wypełnienia wniosku o dofinansowanie. Wzrosła liczba klientów, a co za tym idzie urządzeń do objęcia opieką serwisową. System IT spełnia swoje podstawowe zadania, ale brakuje mu:
- aplikacji mobilnej offline dla serwisantów, przez co przy braku zasięgu wszystkie informacje trzeba rejestrować na kartkach, a później przepisać do systemu;
- responsywności, bo panel uruchamiany na stronie www nie dostosowywał się do ekranu urządzenia, jak obiecywano, więc wiele elementów jest nieczytelnych z poziomu smartfonu;
- wiedzy na temat historii napraw, zużytych części oraz planowanych przeglądów;
- integracji z magazynem części, przez co serwisanci muszą ręcznie sprawdzać ich dostępność;
- harmonogramowania i planowania tras;
- możliwości potwierdzenia protokołu przez odbierającego pracę bez konieczności drukowania PDF;
- raportów na temat zrealizowanych prac, stanu zleceń, należności i historii napraw;
- możliwości rejestracji ofert i wniosków o dofinansowanie przy konkretnym kliencie.
Obecny pakiet nie ma możliwości rozbudowy. Oczywiście system był dostępny w wersji enterprise/dedicated, ale koszty dopasowania do procesów były znacznie wyższe niż u innych dostawców.
System IT za 1000
Firma wie, że rynek instalacji fotowoltaicznych jest w fazie wzrostu. Decyduje się więc na rozbudowany system IT do zarządzania serwisem w terenie.
Co otrzymuje w zamian?
- Oprócz rejestracji zgłoszeń, system umożliwia planowanie zadań, takich jak przeglądy techniczne i gwarancyjne w dowolnych cyklach, a do tego przypomina odpowiednio wcześniej o zaplanowanych pracach.
- System umożliwia planowanie tras dla serwisantów co wpływa na skrócenie czasu dojazdu na miejsce awarii i zmniejszenie zużycia paliwa.
- System składa się z platformy www dla dyspozytora i aplikacji mobilnej dla serwisantów działającej także offline. Dzięki temu pracownicy mogą spokojnie realizować zlecenie nawet w trudnych warunkach (brak sieci) bez konieczności podejmowania ciągłych prób znalezienia zasięgu lub bez utraty niezapisanych danych.
- Aplikację mobilną, która pozwala na rejestrowanie wielu informacji, dołączenie fotografii przed i po wykonaniu usługi wraz z podpisem klienta na protokole (podpis na ekranie urządzenia serwisanta bez drukowania dokumentu), a także pracę na podstawie wcześniej skonfigurowanej checklisty z zadaniami do wykonania. Dzięki tym wszystkim danym możliwa jest wnikliwa weryfikacja zlecenia, a także obsługa ewentualnej reklamacji klienta i argumentowanie w razie negatywnej oceny usługi.
- Pełną wiedzę o naprawach z informacją kiedy i gdzie je realizowano, jakich urządzeń dotyczyły, jakie części zostały wykorzystane do poszczególnych zleceń i wiele innych danych.
- Dedykowane raporty, które pozwalają na skuteczne zarządzanie obszarem serwisu, m.in. stan wszystkich zleceń, liczba zleceń na pracownika serwisu, najbliższe przeglądy, nieuregulowane należności.
- Możliwość rejestrowania dodatkowych informacji przy każdym kliencie (np. zaznaczenie checkboxa o złożonym wniosku na dofinansowanie, dołączenie dokumentacji z procedury dotacyjnej i wiele innych – dedykowanych).
Przykład nr 3: Gabinet psychologiczny
Gabinet prowadzony przez jednego psychologa, który działa samodzielnie i nie planuje ani poszerzać swojej działalności, ani zatrudniać pracowników. Średnia liczba 1-godzinnych konsultacji w ciągu dnia to 5. Potrzebuje jedynie rozwiązania do wystawiania nieskomplikowanych faktur i ewidencji przychodów oraz do planowania wizyt. W związku z tym decyduje się na dwa proste rozwiązania online w modelu subskrypcyjnym: program do wystawiania faktur i oddzielny program do rejestrowania i planowania wizyt.
Systemy posiadają wiele zalet:
- minimalna miesięczna opłata,
- łatwe w obsłudze,
- wystawienie faktur za pomocą kilku kliknięć i ich elektroniczna wysyłka,
- dostęp z każdego miejsca, wystarczy smartfon lub komputer z podłączeniem do sieci Internet,
- generowanie prostych raportów dotyczących przychodów,
- łatwe rezerwowanie i odwoływanie wizyt online,
- wysyłanie automatycznych przypomnień do pacjentów,
- prowadzenie elektronicznych kartotek pacjentów, z zachowaniem bezpieczeństwa danych (zgodnie z RODO),
- automatyczna aktualizacja pod kątem przepisów.
Gabinet nie potrzebuje zaawansowanego systemu księgowego. W tym przypadku, proste i tanie systemy subskrypcyjne są w pełni wystarczające. Nie generują niepotrzebnych kosztów ani skomplikowanych i rozłożonych w czasie wdrożeń. Idealnie spełniają potrzeby firmy, pozwalając jej skupić się na świadczeniu usług. W tym scenariuszu, droższy system IT byłby nieuzasadnionym wydatkiem.
Przykład nr 4: Agencja turystyczna
Na zakończenie przyjrzyjmy się przykładowi małej agencji turystycznej zatrudniającej 4 osoby. Przedmiotem jej działalności jest organizacja niszowych wycieczek w rejony Polski: wyjazdy w góry, piesze wycieczki po parkach narodowych, wycieczki rowerowe i tematyczne wyjazdy śladami kultury. Klientami biura są osoby, które szukają wyjątkowych doświadczeń i wrażeń. Usługi księgowe i kadrowe świadczy agencji zewnętrzne biuro rachunkowe, wykorzystując do tego własny system informatyczny. W związku z tym głównymi potrzebami biznesowymi agencji są:
- przyjmowanie i zarządzanie rezerwacjami,
- obsługa płatności,
- baza danych klientów i historia podróży,
- możliwość generowania i wysyłania automatycznych powiadomień.
Właściciel agencji po przetestowaniu demo podjął decyzję o skorzystaniu z prostej platformy do zarządzania rezerwacjami w modelu subskrypcyjnym.
System posiada wiele zalet:
- katalog wycieczek – dedykowana strona z ofertą biura, z możliwością podstawowego filtrowania po rodzaju wycieczki, regionie, cenie oraz ilości wolnych miejsc;
- planowanie wycieczek – pracownik biura tworzy profil każdego wyjazdu, dodając harmonogram, listę uczestników, przewodnika, informacje o noclegach i niezbędne dokumenty (np. bilety, vouchery);
- zarządzanie rezerwacjami – klienci mogą dokonywać rezerwacji online, wybierając wycieczkę z katalogu ofert, system automatycznie zapisuje dane uczestników, preferencje (np. dietetyczne) i status płatności;
- powiadomienia – system wysyła powiadomienia e-mail z potwierdzeniem rezerwacji, przypomnieniem o kolejnej wpłacie oraz z wszelkimi informacjami o planowanym wyjeździe;
- bazę klientów – każdy klient ma swój panel, w którym znajdzie historię rezerwacji, dokonanych opłat oraz planowanych wyjazdów wraz ze wszystkimi szczegółami;
- integrację z płatnościami – system jest połączony z bramkami płatności różnych dostawców, co pozwala na wygodne dokonywanie wpłat online przez klientów.
Inwestowanie w zaawansowany system ERP z modułami dedykowanymi dla dużych biur podróży, byłoby w tym przypadku przerostem formy nad treścią.
System IT, na który zdecydowało się biuro jest znacznie tańszy i łatwiejszy we wdrożeniu niż zaawansowane platformy. System robi dokładnie to, czego agencja potrzebuje, bez niepotrzebnych, rozbudowanych funkcji, takich jak zaawansowana analityka, zarządzanie flotą pojazdów czy integracja z setkami systemów rezerwacyjnych linii lotniczych i hoteli.
Podsumowanie
Przepłacać? Nie warto… ale zapłacić więcej niż początkowo zakładaliśmy za system IT, który zgodnie z naszymi oczekiwaniami wspiera nasz biznes, już tak.
Na pierwszy rzut oka można nie dostrzegać różnic między tanim a drogim systemem. Jednak jak się później okazuje, cena systemu informatycznego to nie tylko koszt zakupu licencji czy opłata za subskrypcję. To szereg czynników, które musisz wziąć pod uwagę przed podjęciem ostatecznej decyzji.
Dla małych firm, które nie mają wygórowanych potrzeb i szukają prostych rozwiązań, tańszy system IT może być wystarczający. Jeśli jednak już na starcie wiemy, że firma będzie się rozwijać, że zatrudnimy więcej ludzi i poszerzymy swoją ofertę, tańszy system stanie się naszym ograniczeniem. Dlaczego? Brak odpowiedniego supportu, brak aktualizacji i zgodności z nowymi przepisami, błędy, limity pakietów i miejsca na dane, mogą kosztować więcej niż oszczędność na licencji.