Wydawnictwo Nasza Księgarnia. Cyfrowy rozdział sukcesu napisany z XEMI.
O kliencie
Wydawnictwo NASZA KSIĘGARNIA Sp. z o.o. to jedno z czołowych wydawnictw literatury dla dzieci i młodzieży. Firma, która od dekad kształtuje polski rynek książki, dostosowując swoją ofertę do zmieniających się trendów czytelniczych, współpracując z wieloma cenionymi autorami i ilustratorami. Wydawca słynnych serii „Pucio” i „Dziennik Cwaniaczka”.
Obecnie, oprócz literatury, Nasza Księgarnia oferuje niezwykle kreatywne gry planszowe i edukacyjne. Wśród nich znajdują się takie perełki jak „Sen” czy „Wyprawa do El Dorado”.
Wyzwania i potrzeby biznesowe
Przed wdrożeniem systemu XEMI, Nasza Księgarnia korzystała z DOS-owego systemu SKI BILANS także naszego autorstwa. Chociaż system ten służył przez wiele lat, firma musiała zmierzyć się z nowymi wymaganiami dotyczącymi zarządzania umowami, organizacją procesów wydawniczych oraz obsługą logistyczną i sprzedażową. Stąd pojawiła się potrzeba wdrożenia bardziej elastycznego rozwiązania, które jest w stanie zmieniać się wraz z rozwojem działalności wydawnictwa.
Kluczowe potrzeby obejmowały:
- Rejestrację i zarządzanie umowami wydawniczymi: Konieczność przeniesienia papierowych umów do systemu informatycznego, aby usprawnić procesy i zapewnić lepszą kontrolę nad danymi.
- Zarządzanie projektami wydawniczymi: Potrzeba zastąpienia arkuszy Excel dedykowanym systemem do zakładania i monitorowania projektów wydawniczych.
- Rozliczanie honorariów autorskich: Usprawnienie procesu rozliczeń z autorami, w tym obsługa różnych wariantów honorariów oraz zarządzanie egzemplarzami autorskimi.
- Integrację pomiędzy działami: Zapewnienie płynnej współpracy między różnymi działami wydawnictwa poprzez zintegrowany system informatyczny ERP.
- Optymalizację logistyki i magazynu: Konieczność wdrożenia systemu, który zredukuje pomyłki w realizacji zamówień, usprawni proces przyjmowania, relokowania i kompletacji towaru, a do tego będzie zintegrowany z systemami kurierskimi.
- Wzrost konkurencyjności: Stworzenie nowych kanałów sprzedaży, umożliwiających szybsze dotarcie z ofertą do klientów i dostosowanie się do ich preferencji związanych z dokonywaniem zakupów.
Proces wyboru systemu
Decyzja o wyborze systemu XEMI była naturalnym krokiem, biorąc pod uwagę wcześniejszą wieloletnią współpracę z firmą Merinosoft. Zaufanie oraz pozytywne doświadczenia z wcześniejszych lat to kluczowe elementy, które wpłynęły na decyzję. W proces zaangażowani byli dyrektor handlowy oraz główna księgowa, co świadczyło o strategicznym podejściu do wyboru nowego systemu.
Wdrożenie XEMI w Naszej Księgarni
Wdrożenie systemu XEMI w Naszej Księgarni rozpoczęło się w kwietniu 2007 roku. Był to dla nas przełomowy projekt, ponieważ to właśnie tutaj po raz pierwszy wdrożyliśmy system XEMI ERP. Proces przebiegał etapowo, zaczynając od modułu XEMI Sprzedaż i Magazyn, a następnie rozszerzając go o XEMI Finanse i XEMI Pracownicy.
Równolegle pracowaliśmy nad unikalnym rozwiązaniem XEMI Wydawnictwo, stworzonym z myślą o specyficznych potrzebach klienta. Kolejnym krokiem było wdrożenie XEMI WMS oraz XEMI B2B, które usprawniły zarówno logistykę, jak i współpracę z partnerami biznesowymi. Od 2024 roku wydawnictwo korzysta także z XEMI ePRACOWNICY – internetowego portalu do obsługi HR.
Czynnikiem, który wpłynął na sukces projektu była ścisła współpraca między naszym zespołem a klientem – dzięki dogłębnej analizie potrzeb, precyzyjnemu planowaniu oraz bieżącej komunikacji udało się stworzyć system, który nie tylko spełniał wymagania wydawnictwa, ale także znacząco podniósł efektywność jego działania.
XEMI ERP w wydawnictwie
XEMI Sprzedaż i Magazyn: pełna kontrola nad procesami magazynowymi, sprzedażowymi i obsługą zamówień. Dzięki niemu zarządzanie towarami, dokumentami i relacjami z klientami stało się prostsze i bardziej efektywne.
- Efektywne zarządzanie magazynem – ewidencja towarów, precyzyjna kontrola wydań i zwrotów oraz identyfikacja produktów za pomocą kodów EAN i ISBN.
- Szybkie i wygodne fakturowanie – automatyczna rejestracja zamówień, obsługa sprzedaży tradycyjnej, sieci handlowych oraz sprzedaży przez depozytariuszy.
- Pełna kontrola nad cenami i rabatami – zaawansowany system cenników, przeliczników i tabel rabatowych ułatwia elastyczne zarządzanie ofertą.
- Integracja ze sklepami internetowymi – możliwość ekspozycji produktów online, automatyczna rejestracja zamówień oraz sprzedaż poprzez systemy aukcyjne, np. Allegro.
- Zaawansowane analizy sprzedaży i magazynu – wielowymiarowe raporty pozwalają na podejmowanie lepszych decyzji biznesowych w oparciu o rzeczywiste dane.
- Bezproblemowa integracja z systemami zewnętrznymi – współpraca z systemem EDI oraz innymi platformami pozwala na płynny przepływ danych między różnymi narzędziami.
Moduł XEMI Sprzedaż i Magazyn świetnie współgra z systemem XEMI WMS. Połączenie tych rozwiązań usprawniło zarządzanie magazynem. W jaki sposób?
- Optymalizacja przestrzeni magazynowej – precyzyjne zarządzanie lokalizacjami towarów, eliminacja zbędnych przemieszczeń.
- Szybsza kompletacja zamówień – magazynierzy korzystają z przenośnych skanerów, co minimalizuje błędy przy pakowaniu.
- Zarządzanie zwrotami – automatyzacja procesu przyjmowania zwrotów, co oszczędza czas i poprawia organizację
- Lepsza kontrola stanów magazynowych – pełna przejrzystość zarządzania zapasami, bieżące śledzenie stanów magazynowych, eliminacja błędów wynikających z ręcznego ewidencjonowania oraz minimalizacja ryzyka opóźnień i braków magazynowych.
„System XEMI WMS zwiększył efektywność, ograniczył liczbę pomyłek i umożliwił szybki dostęp do informacji z poziomu skanerów. Dzięki niemu proces kompletacji zamówień jest bardziej precyzyjny, a obsługa zwrotów przebiega sprawniej. Oszczędzony czas pracy pozwala nam na lepszą organizację zadań. Współpraca z zespołem wdrożeniowym to pełen profesjonalizm – jasne szkolenia, stałe wsparcie i gotowość do dalszej współpracy. Zdecydowanie polecamy!”
– Kierownik ds. magazynu
XEMI Finanse: System automatyzuje kluczowe procesy księgowe, zapewniając pełną zgodność z przepisami i eliminując błędy. Dzięki funkcji automatycznego księgowania, rozrachunków oraz ewidencji środków trwałych klient ma pewność, że jego finanse są uporządkowane. Zarządzanie VAT-em, sporządzanie sprawozdań czy analiza przepływów pieniężnych odbywa się w jednym miejscu.
- Pełna kontrola finansów – prowadzenie ewidencji bilansowej i pozabilansowej oraz automatyczne księgowanie dokumentów z innych modułów.
- Łatwe zarządzanie podatkiem VAT – obsługa dokumentów sprzedaży i zakupów, automatyczne generowanie deklaracji VAT i ich korekt.
- Szybkie raportowanie – możliwość tworzenia dowolnych zestawień finansowych i wielowymiarowej analizy danych.
- Automatyzacja rozliczeń – wsparcie dla rozliczeń międzyokresowych oraz pełna kontrola należności i zobowiązań.
- Efektywne zarządzanie płatnościami – analiza przepływów finansowych, obsługa kasowa i import przelewów z systemów bankowych.
- Ewidencja środków trwałych – rejestracja majątku firmy oraz automatyczne naliczanie amortyzacji.
XEMI Pracownicy: Automatyczne naliczanie wynagrodzeń, zarządzanie umowami i pełna integracja z systemem ZUS „Płatnik” pozwala oszczędzić czas i uniknąć błędów. Pracownicy otrzymują wynagrodzenia na czas, a firma spełnia wszystkie wymogi prawne.
- Kompleksowa obsługa wynagrodzeń – automatyczne naliczanie płac, uwzględnienie nadgodzin, urlopów i zasiłków chorobowych.
- Zarządzanie umowami – rejestracja umów cywilnoprawnych, obliczanie składek ZUS i podatków oraz przygotowanie list do wypłat.
- Podatki i ubezpieczenia – automatyczna rejestracja dochodów, generowanie deklaracji PIT oraz integracja z systemem „Płatnik”.
- Pełna obsługa kadrowa – prowadzenie ewidencji pracowników, zarządzanie umowami o pracę i świadectwami pracy, generowanie raportów i analiz kadrowych.
Nasza Księgarnia korzysta także z funkcjonalności portalu pracowniczego XEMI ePRACOWNICY. Dzięki niemu pracownicy mają wgląd do swoich danych dotyczących zatrudnienia (PIT-y, paski wynagrodzeń, nieobecności, formularze, komunikaty, terminy szkoleń i badań) z dowolnego miejsca z komputera czy telefonu. Mogą generować wnioski urlopowe, które automatycznie są przesyłane do akceptacji przez przełożonych, wypełniać formularze zmiany danych, sprawdzać swoje zadłużenia i wiele więcej.
„Zespół Merinosoft szybko reagował i pomagał nam na każdym etapie wdrożenia systemu. System XEMI ERP usprawnił naszą codzienną pracę. Jego intuicyjna obsługa ułatwia uzgadnianie sald i transakcji z kontrahentami. Zgodność systemu z przepisami daje nam pewność, że realizujemy wszelkie operacje zgodnie z regulacjami i wymaganiami zarówno w obszarze finansów jak i kadr.”
– Główna Księgowa
Unikatowa, dedykowana funkcjonalność
Kiedy Nasza Księgarnia stanęła przed wyzwaniem automatyzacji i usprawnienia procesów związanych z zarządzaniem umowami, projektami i honorariami, stworzyliśmy na jej potrzeby moduł XEMI Wydawnictwo. System umożliwia pełną kontrolę nad każdym etapem wydawniczym, eliminację żmudnych zadań administracyjnych i lepszą organizację rozliczeń z autorami. Dzięki temu wydawnictwo może teraz szybciej i sprawniej realizować swoje projekty, zachowując jednocześnie pełną zgodność z przepisami i przejrzystość finansową.
- Rejestracja umów wydawniczych: System umożliwia obsługę wielu wariantów honorariów, rejestrację należnych egzemplarzy autorskich także tych bezhonoraryjnych oraz zapewnia elastyczność w zakresie obsługi odbiorców honorariów w tym spadkobierców.
- Zarządzanie projektami wydawniczymi: Funkcje takie jak rejestracja wydań głównych i dodruków, generowanie numerów ISBN/EAN oraz naliczanie kosztów projektów w oparciu o nakład pozwoliły na lepszą kontrolę nad procesem wydawniczym.
- Rozliczanie honorariów autorskich: Automatyzacja procesów związanych z naliczaniem zaliczek, obsługą wielowalutową, generowaniem list wypłat usprawniła współpracę z autorami i ich prawidłowe rozliczanie.
- Integracja z XEMI Finanse i XEMI Pracownicy – bezpośrednie księgowanie wypłat honorariów oraz automatyczne przygotowanie deklaracji PIT/IFT.
Platforma sprzedażowa B2B – inny poziom hurtowej sprzedaży książek
Platforma B2B pomaga automatyzować procesy handlowe, optymalizować sprzedaż książek i zwiększać efektywność dystrybucji. Usprawnia zarządzanie zamówieniami, relacjami z kontrahentami oraz logistyką dostaw.
XEMI B2B umożliwia składanie zamówień bezpośrednio w panelu online, eliminując konieczność ręcznej obsługi zamówień przez pracowników wydawnictwa.
- Klienci mają całodobowy dostęp do pełnej oferty książek wraz z aktualnymi cenami i stanami magazynowymi. Mogą składać zamówienia bez konieczności kontaktu z przedstawicielem handlowym, a do tego kontrolować swoje płatności.
- Proces realizacji zamówień jest szybszy i mniej podatny na błędy niż w przypadku tradycyjnej wymiany e-mailowej czy telefonicznej.
System XEMI B2B jest zintegrowany z systemem ERP, dzięki czemu dane o sprzedaży i stanach magazynowych są zawsze aktualne. W czasie rzeczywistym można sprawdzać, czy konkretny tytuł jest na stanie, a na podstawie analizy sprzedaży można planować reedycje i wznowienia.
System umożliwia wydawnictwu precyzyjne zarządzanie polityką cenową wobec różnych grup klientów. Pomaga w realizacji promocji, tworzeniu indywidualnych cenników dla największych partnerów biznesowych oraz rabatów na nowości lub wyprzedaże starszych nakładów. Tego typu funkcjonalność znacznie wpływa na budowanie pozytywnych relacji z klientami i na płynną rotację asortymentu.
„System XEMI B2B przyczynił się do poprawy efektywności operacyjnej. Dzięki zintegrowanemu podejściu do zarządzania zamówieniami i komunikacji z klientami, procesy stały się bardziej płynne i szybkie. Automatyzacja wielu działań pozwoliła nam zaoszczędzić czas, który wcześniej poświęcaliśmy na ręczne wprowadzanie danych. Dzięki lepszej widoczności stanów magazynowych i historii zamówień, jesteśmy w stanie szybciej reagować na potrzeby klientów i realizować ich zamówienia w krótszym czasie.
System ułatwił codzienną pracę, automatyzując wiele rutynowych procesów, co przełożyło się na większą wygodę i mniejsze obciążenie pracowników. Zmniejszyła się liczba ręcznych zadań, co pozwoliło skupić się na bardziej strategicznych aspektach pracy. Użytkownicy zyskali narzędzie, które umożliwia im szybkie i łatwe pozyskiwanie informacji oraz realizowanie zleceń.”
– Kierownik projektu – rynek zabawek
Główne korzyści z wdrożenia
Wdrożenie systemu XEMI przyniosło Naszej Księgarni wymierne korzyści:
Poprawa efektywności pracy 
Systematyzacja danych oraz integracja działań między działami przyczyniły się do zwiększenia efektywności operacyjnej.
Oszczędność czasu
Automatyzacja procesów, takich jak rozliczanie honorariów czy zarządzanie projektami, pozwoliła na znaczną oszczędność czasu pracowników.
Lepsza kontrola i przejrzystość
Dzięki systemowi możliwe stało się bieżące monitorowanie procesów, co wpłynęło na lepszą kontrolę nad działalnością wydawnictwa.
Wdrożenie systemu XEMI w Wydawnictwie Nasza Księgarnia to przykład skutecznej transformacji cyfrowej w branży wydawniczej. Dzięki dostosowaniu systemu do specyficznych wymagań firmy udało się osiągnąć znaczną poprawę efektywności operacyjnej, lepszą kontrolę nad procesami biznesowymi oraz usprawnienie komunikacji między działami.
Dzięki nowoczesnym rozwiązaniom IT wydawnictwo nie tylko sprostało wyzwaniom rynkowym, ale również zyskało solidne podstawy do dalszego rozwoju. W przyszłości planowane są kolejne usprawnienia, w tym dalsza automatyzacja procesów, rozbudowa funkcjonalności B2B oraz integracja z nowymi kanałami sprzedaży.
Historia wdrożenia XEMI w Wydawnictwie Nasza Księgarnia to dowód na to, że dobrze dobrany i elastyczny system ERP może stać się ważnym elementem sukcesu organizacji, umożliwiając jej dynamiczny rozwój i lepszą adaptację do zmieniających się warunków rynkowych.
Polecamy również
Dywidendy i udziały członkowskie
Dywidendy i udziały członkowskie w Spółdzielni Społem
XEMI ERP, XEMI SALES FORCE