Wdrożenie ERP XEMI w grupie firm branży środków ochrony roślin

Decyzja o wdrożeniu systemu informatycznego

Nasza wspólna podróż rozpoczęła się w 2019 roku, wraz z wdrożeniem systemu XEMI SALES FORCE wspierającego pracę handlowców w terenie. Nasza współpraca w zakresie mobilnego systemu sprzedaży od początku przebiegała pomyślnie, co otworzyło drzwi do kompleksowego wdrożenia XEMI. W związku z powyższym Zarząd zdecydował o wymianie dotychczas wykorzystywanego systemu ERP na rzecz zintegrowanego rozwiązania obejmującego całość organizacji.

Od tego czasu nie byliśmy tylko dostawcą systemów i aplikacji, ale przede wszystkim partnerem technologicznym, który poza dostarczeniem rozwiązań występuje także jako partner w relacjach z odbiorcami i dostawcami grupy w zakresie integracji międzysystemowych.

Główne wyzwania i potrzeby

W wielu kluczowych dla funkcjonowania całej grupy procesach brakowało automatyzacji, były czasochłonne i rozproszone między systemami oraz zespołami. Brak spójności niósł ryzyko popełniania błędów i sprawiał trudności w uzyskiwaniu pełnego obrazu działalności firmy.

Główne potrzeby dotyczyły przede wszystkim obszaru sprzedażowo-magazynowego.

Poprawa Traceability

Nie mówimy w tym miejscu tylko o produktach gotowych, ale także o surowcach, materiałach i półproduktach wykorzystywanych do wytwarzania towarów. Produkty były znakowane etykietami zbliżonymi do standardów GS1, ale nie zawierały pełnych informacji i nie spełniały norm wynikających z Ustawy o środkach ochrony roślin. Utrudniało to planowanie produkcji, rozliczenia, kompletację i kontrolę partii oraz obsługę wspomnianych zwrotów.

Manualna obsługa zwrotów

Po zakończeniu sezonu do magazynu wracały setki palet z niesprzedanym towarem. Produkty i serie (w tym terminy przydatności) były pomieszane, dlatego w pierwszej kolejności należało posegregować towar, a w dalszym kroku manualnie obsłużyć cały proces zwrotów. Z powodu braku standaryzacji znakowania produktów było to niezwykle trudne i przede wszystkim czasochłonne. W proces obsługi zwrotów trwał nawet 2 miesiące i angażował wielu ludzi z zespołu.

Nieskoordynowana w pełni praca w magazynie

Duży nakład pracy przy kompletacji, zwłaszcza przy regalach przesuwnych. Brak optymalizacji tras i kolizje w obszarze magazynu.

… a oprócz tego

• obsługa księgowa całej grupy w tym sprawozdawczość, generowanie zestawień i integracja z wieloma bankami;
• obsługa kadrowa ponad 100 pracowników: ewidencja i przetwarzanie danych kadrowych, naliczanie wynagrodzeń z pełnym wachlarzem składników, obsługa ubezpieczeń i prawidłowe naliczanie podatków;
• w późniejszych latach obsługa innych kanałów sprzedaży i wdrożenie platformy B2B z możliwością samodzielnego składania zamówień przez klientów grupy.

Zakres wdrożenia

Zdecydowano się na pełne wdrożenie XEMI – od sprzedaży, przez produkcję i finanse, aż po zarządzanie pracownikami.

Producent: XEMI Sprzedaż, XEMI WMS, XEMI Produkcja, XEMI Finanse, XEMI Pracownicy

Dystrybutor kanału nowoczesnego: XEMI Sprzedaż, XEMI Finanse, XEMI Pracownicy, XEMI SALES FORCE

Dystrybutor kanału tradycyjnego: XEMI Sprzedaż, XEMI WMS, XEMI Finanse, XEMI Pracownicy, XEMI SALES FORCE, XEMI B2B

Harmonogram wdrożenia:

• 2019 (czerwiec – październik): analiza, wdrożenie XEMI SALES FORCE, ERP (Finanse, Pracownicy, Sprzedaż, Produkcja, Magazyn)
• 2020: wdrożenie XEMI WMS
• 2025: platforma sprzedażowa XEMI B2B
• Sukcesywne rozszerzanie i dostosowanie systemów w kolejnych latach – ponad 90 zgłoszeń w ramach rozwoju systemu

W 2025 roku w ramach konsolidacji w grupie kapitałowej, Spółka zyskała dodatkowy kanał sprzedaży swoich produktów i narzędzie ułatwiające budowanie relacji z klientami biznesowymi – platformę XEMI B2B.

Kluczowe etapy wdrożenia

O tym jak wdrażamy systemy IT możesz przeczytać w artykule: Nie taki diabeł straszny… czyli jak przebiega wdrożenie systemów XEMI.

Podchodzimy do wdrożeń kompleksowo, bez względu na to czy mamy do czynienia z małą czy dużą firmą. Tak też było w przypadku tej firmy.

Etap 1: ANALIZA PRZEDWDROŻENIOWA

Rozpoznaliśmy potrzeby firmy i użytkowników oraz dokładnie poznaliśmy wymagania ustawowe związane ze znakowaniem środków ochrony roślin i surowców, z których powstają.

Etap 2: KONFIGURACJA SYSTEMU

Zbudowaliśmy rozwiązanie z uwzględnieniem dedykowanych procesów, takich jak np. zwroty po sezonie.

Etap 3: TESTY I SZKOLENIA

W kolejnym kroku zweryfikowaliśmy działanie systemu na podstawie konkretnych scenariuszy, udostępniliśmy także środowisko testowe klientowi i przeprowadziliśmy szkolenia użytkowników końcowych.

Etap 4: WDROŻENIE

Zaimplementowaliśmy system i byliśmy wsparciem podczas pierwszych dni pracy nowym rozwiązaniem. I co istotne, wdrożenie zakończyliśmy jeszcze przed rozpoczęciem głównego sezonu.

Efekty wdrożenia systemów XEMI

Najważniejszym efektem wdrożenia było i jest uzyskanie zintegrowanego środowiska systemowego w grupie kapitałowej. Wdrożenie systemów XEMI objęło nie tylko niezależne obszary działania poszczególnych spółek, ale przede wszystkim usprawniło współpracę i przepływ danych w ramach całej grupy.

• Dystrybutor kanału tradycyjnego: obsługuje zamówienia dwóch firm, realizuje dystrybucję marek grupy i zewnętrznych.
• Dystrybutor kanału nowoczesnego: ściśle zintegrowany z dostawcami zewnętrznymi poprzez automatyczną wymianę danych (EDI) – zamówienia, awizacje wydań, faktury i korekty.
• Producent: odpowiada za produkcję marek własnych i obcych, obsługuje logistycznie inne podmioty i zarządza wspólnym magazynem z wykorzystaniem XEMI WMS i traceability GS1.
• Centrum Usług Wspólnych: centralna obsługa kadr, płac, finansów i księgowości całej grupy.
• Dostawca zewnętrzny: zintegrowane z systemami XEMI w zakresie obsługi procesów magazynowych – dane są automatycznie przekazywane i synchronizowane.

Obsługa całego środowiska przez XEMI zwiększa efektywność operacyjną i zapewnia pełną przejrzystość i zgodność danych.

WMS i GS1 jako podstawa traceability

Jednym z głównych obszarów wdrożenia było uruchomienie systemu WMS XEMI wraz z pełnym oznakowaniem surowców i produktów zgodnym zarówno ze standardami GS1 jak i normami prawnymi.

• Etykietowanie GS1-128 i Data Matrix (2D – kody dwuwymiarowe) – generowanie etykiet zawierających wszystkie potrzebne informacje.
• Traceability – śledzenie produktu od surowca, przez produkcję aż po sprzedaż.
• Szybsza obsługa masowych zwrotów – szybkie rozpoznawanie zwracanych produktów, tworzenie protokołów zwrotów w systemie XEMI WMS, ich automatyczna wysyłka do systemu XEMI ERP i rozliczenie.
• Automatyczne korekty – system XEMI ERP łącząc dane zwrotu z fakturami generuje niezbędne dokumenty korygujące.
• Optymalizacja kompletacji zamówień: opracowana systematyka oznaczeń lokalizacji magazynowych i wyodrębnienie lokalizacji funkcyjnych.
• Obsługa dwuetapowego zasilenia niskiego składu ograniczająca przestoje i kolizje w dostępie do strefy WMS.
• Generowanie wielu rodzajów dokumentów: zleceń przyjęcia i przyjęć na magazyn, zleceń wydania i wydań z magazynu, operacji wewnątrzmagazynowych, inwentaryzacyjnych, protokołów zwrotów.
• Obsługa zróżnicowanych zleceń wydania: wydanie do klienta, wydanie na produkcję, zmiana właściciela, zwrot do dostawcy, obsługa metody FIFO/FEFO, wydanie na reklamę, wydanie do utylizacji, uwzględnienie specyfiki obszarów składowania (regały przesuwne), optymalizacja kolejności odwiedzanych lokalizacji, obsługa niedoborów w trakcie kompletacji.

„Zwroty, które wcześniej angażowały zespół na ponad 2 miesiące, dziś obsługiwane są w ciągu kilku dni.”

Kompletny system ERP – spójne dane w całej grupie

XEMI Produkcja

• realizacja procesów jedno- i wieloetapowej produkcji na podstawie receptur, zarówno z surowców własnych, jak i powierzonych;
• generowanie planów produkcyjnych, zleceń, zapotrzebowania oraz ich rozliczanie, także w sytuacji przekazania części procesów podwykonawcom;
• automatyczne przesunięcia wyrobów gotowych na magazyn i dalsza obsługa w systemie WMS XEMI, co zapewnia pełną identyfikowalność i kontrolę nad przepływem towarów.

XEMI Finanse

• automatyczne księgowanie dokumentów: magazynowych, produkcyjnych, sprzedażowych, zakupowych i list płac;
• automatyczne tworzenie zestawień: Bilans, Rachunek zysków i strat oraz własnych
• automatyczne deklaracje VAT i JPK, a także rozliczanie różnic kursowych;
• usprawnienie procesu płatności – generowanie paczek przelewów do wielu banków i automatyczne księgowanie wyciągów;
• obsługa ewidencji środków trwałych i wnip oraz ich automatyczna amortyzacja.

XEMI Pracownicy

• kompleksowa obsługa ponad 100 pracowników;
• obszar kadrowy w zakresie ewidencjonowania i przetwarzania danych pracowników, gromadzenie danych o historii zatrudnienia, wykształceniu, stażach, członkach rodziny, danych podatkowych, danych o zgłoszeniach do ZUS oraz czasie pracy i absencji pracowników informacji o szkoleniach i badaniach;
• obszar płacowy w zakresie naliczania wynagrodzeń wraz z pełnym wachlarzem składników i potrąceń oraz ich wypłaty, zarówno jednostkowo jak i seryjnie ;
• obszar ubezpieczeniowy w zakresie generowania deklaracji rozliczeniowych i gromadzenia dokumentów zgłoszeniowych zleceniobiorców, pracowników i członków ich rodzin;
• obszar podatkowy w zakresie prowadzenia kartotek dochodowych podatników, kontroli przychodów w celu prawidłowego naliczania zaliczek na podatek oraz generowania deklaracji podatkowych PIT.

Dzięki centralizacji procesów kadrowo-płacowych w jednym module, firma zyskała pełną kontrolę nad personelem, a dział kadr zyskał realne wsparcie w codziennej pracy.

XEMI Sprzedaż

• zamówienia z wielu kanałów (XEMI SALES FORCE, ECOD, B2B, e-mail) trafiają do jednego, centralnego miejsca i tam są dalej obsługiwane;
• obsługa procesu zamówień: sprawdzenie dostępności zamówień, komunikacja z magazynem, wydanie, sprawdzenie kompletności, wydruki dokumentów WZ;
• możliwość częściowego realizowania zamówień;
• blokowanie stanów magazynowych pod konkretne zamówienia, co eliminuje ryzyko sprzedaży produktów, których nie ma na stanie;
• obsługa zwrotów.

Sprzedaż działa sprawnie, precyzyjnie i niezależnie od liczby zamówień, kanału sprzedaży czy typu klienta.

XEMI SALES FORCE

• panel menedżera służący do zarządzania zespołami handlowców i ich zadaniami (checklisty, schematy wizyt, przypisywanie cenników i kontrahentów, tworzenie ankiet i targetów) i umożliwiający analizę danych w czasie rzeczywistym;
• aplikacja mobilna dla przedstawicieli handlowych, wraz z modułem inwentaryzacyjnym badającym daty ważności poszczególnych serii;
• źródło informacji dla przedstawicieli handlowych na temat klientów, asortymentów i ich dostępności, historii zamówień i polityki rabatowej i to z poziomu smatrfona lub tabletu;
• wsparcie procesu sprzedaży w terenie od planowania wizyty i trasówek, przez składanie zamówień, aż po raportowanie wyników;
• miejsce, w którym handlowcy mogą rejestrować nieobecności, inwentaryzację i działania marketingowe.

XEMI B2B

• przejrzysta platforma B2B do samodzielnego składania zamówień przez klientów dzięki szczegółowym informacjom na temat asortymentu i wiedzy o aktualnych stanach magazynowych;
• zarządzanie produktami: tworzenie szczegółowych katalogów produktów, zawierających informacje o cenach, dostępności oraz specyfikacjach technicznych, możliwość dodawania multimediów, takich jak zdjęcia czy materiały wideo, co ułatwia klientom lepsze zapoznanie się z ofertą;
• zarządzanie promocjami i warunkami handlowymi: zarządzanie promocjami oraz tworzenia dedykowanych warunków handlowych dla różnych grup klientów;
• zarządzanie klientami: personalizacja oferty, ustalanie indywidualnych warunków handlowych oraz dostęp do historii zamówień i preferencji klientów;
• obsługa zamówień: zarządzanie procesem sprzedaży, od momentu złożenia zamówienia aż po jego realizację i dostęp do faktury;
• obsługa reklamacji z poziomu portalu.

„Życzę sobie w każdym projekcie osób, które wiedzą, czego oczekują i potrafią podejmować szybkie decyzje. Współpraca przebiegała efektywnie, bez zbędnego ociągania się – wzór autonomiczności.”

– Michał B., konsultant WMS