Od papierowych notatek do uporządkowanego serwisu sprzętu medycznego

Potrzeby i wyzwania serwisu urządzeń medycznych

Do niedawna firma zarządzała procesami serwisowymi w sposób tradycyjny, wykorzystując do tego papierowe notatki, ręcznie uzupełniane zestawienia i protokoły. Długo taki sposób funkcjonowania wydawał się wystarczający. Jednak wraz ze wzrostem liczby zleceń zaczęło być jasne, że dalsze działanie bez wsparcia systemu informatycznego oznacza stratę czasu i rosnące ryzyko błędów.

Największe wyzwania:

• rozproszone informacje np. o historii serwisowej urządzeń przechowywane w notatkach i arkuszach;
• utrudnione kontrolowanie przeglądów;
• ręczne i czasochłonne przygotowywanie zestawień;
• trudności w organizacji pracy inżynierów.

Główną potrzebą firmy było skrócenie czasu realizacji zleceń oraz przeniesienie i uporządkowanie całego know-how do jednego systemu.

Dlaczego XEMI SERWIS?

W firmie rozważano różne rozwiązania dostępne na rynku, włącznie z systemem wykorzystywanym w spółce „matce”. Ostatecznie zdecydowano się na XEMI SERWIS.

Dlaczego?

W świecie IT mniejsze firmy traktowane są „pudełkowo”. Mimo niewielu użytkowników (10 inżynierów), Zarząd spółki szukał partnera, który dostarczy im rozwiązanie dopasowane do ich specyficznych procedur. Tak też się stało. Mimo relatywnie niewielkiej skali działalności firma została potraktowana jak duży klient, w dodatku przy kosztach wdrożenia nieporównywalnie niższych od pozostałych dostawców IT.

Zespół XEMI już od początku współpracy skoncentrował się na:

• pełnej analizie procesów serwisowych;
• możliwości dostosowania systemu do procedur firmy;
• konfiguracji protokołów i list kontrolnych pod wymagania branży medycznej.

Jak wyglądało wdrożenie systemu do serwisu

Wdrożenie trwało zaledwie 3 miesiące. Technicznie przebiegało bardzo sprawnie. Najtrudniejszym zadaniem okazało się przeniesienie wieloletnich przyzwyczajeń i procedur „z głów” inżynierów do systemu. To właśnie na tym etapie szczególnie ważna okazała się bliska współpraca pomiędzy klientem a konsultantem XEMI.

Spółka korzysta zarówno z panelu dyspozytorskiego jak i aplikacji mobilnej wspierającej pracę inżynierów w terenie. Pracownicy wykorzystują wiele funkcji bazowych systemu XEMI SERWIS takich jak:

• planowanie pracy inżynierów;
• planowanie przeglądów wraz z automatycznym powiadamianiem o zbliżających się terminach;
• generowanie protokołów w aplikacji mobilnej;
• baza wiedzy serwisowej;
• informacje o urządzeniach w tym historia serwisowa.

Zgodnie z początkowym założeniem system XEMI SERWIS objął także indywidualne zmiany:

• indywidualne wzory protokołów;
• dedykowane listy kontrolne dla urządzeń medycznych;
• dopasowanie obiegu zleceń.

Powyższe elementy są szczególnie istotne w przypadku sprzętu medycznego, gdzie dokumentacja musi być czytelna i kompletna.

Efekty wdrożenia – mniej administracji, więcej czasu na realizację zleceń

Dzięki pracy z XEMI SERWIS firma całkowicie odeszła od papierowej dokumentacji. To co wcześniej wymagało czasu i żmudnej pracy manualnej, dziś dzieje się automatycznie.

W końcu mogliśmy zrezygnować z papierowych protokołów. Dużo łatwiejsza organizacja czasu pracy. Łatwiejsze zarządzenie zleceniami. (…) Pozbyłam się kilku zestawień, które musiałam uzupełniać ręcznie. Teraz wszystko jest automatycznie. Terminy przeglądów aktualizują się automatycznie.

– Koordynator ds. serwisu

Poniżej przedstawiamy główne efekty wdrożenia:

Oczywiście jak w przypadku każdego wdrożenia, największa zmiana dotyczyła sposobu pracy. Użytkownicy musieli przyzwyczaić się do korzystania z aplikacji mobilnej oraz do tego, że system wykonuje wiele operacji automatycznie.

Po niedługim czasie okazało się jednak, że nowy sposób działania jest znacznie wygodniejszy, a praca nad zleceniami trwa o wiele krócej. Zniknęła konieczność żmudnego wypełniania papierowych dokumentów po powrocie z interwencji u klienta.

Klient docenia nie tylko zalety funkcjonalności systemu, ale również zaangażowanie zespołu wdrożeniowego.

Jesteśmy bardzo zadowoleni z samego wdrożenia, jak i z pracy całego zespołu. Szczególnie konsultant jest bardzo pomocny i nigdy nie zostawia nas w potrzebie. 

– Koordynator ds. serwisu