Newsletter
Sztuczna inteligencja w firmie. Jak bezpiecznie korzystać z AI?
Sztuczna inteligencja coraz częściej towarzyszy nam zarówno w życiu prywatnym jak i w pracy. Już aż tak nie dziwi nas sięganie po narzędzia AI typu ChatGPT, Copilot, Gemini czy Claude. Pracownicy wykorzystują je do pisania maili, streszczania dokumentów, analizowania danych, tworzenia ofert i prezentacji, czy tłumaczenia dokumentów. Lista ta nie jest zamknięta. To naturalna konsekwencja tego jak bardzo AI ułatwia codzienną pracę i kusi swoimi możliwościami.
Jednak korzystanie z tych dobrodziejstw bez świadomości ryzyk, bez wiedzy pracodawcy i bez jasnych zasad, może doprowadzić do poważnych konsekwencji.
W tym artykule krótko wyjaśnimy czego się wystrzegać i jak świadomie korzystać z AI.
Sztuczna inteligencja w firmie. Najpierw zasady, potem narzędzia
Jednym z głównych wyzwań jest tzw. „shadow AI” czyli używanie sztucznej inteligencji przez pracowników bez wiedzy i zgody pracodawcy. To powszechne i niebezpieczne zjawisko.
Narzędzia AI działają w chmurze. W związku z tym każda informacja, tekst, plik wklejony do okna konwersacji z AI może trafić na serwery zewnętrznych dostawców. Pracownicy nie mogą bezrefleksyjnie wprowadzać do nich danych firmowych w jakiejkolwiek formie np. danych klientów, umów, strategii sprzedażowych, wewnętrznych raportów, dokumentacji technicznej, itp. zwłaszcza, że wprowadzone informację mogą być używane do trenowania modeli AI lub być przechowywane przez zbyt długi czas. A to już niesie wysokie ryzyko naruszenia tajemnicy przedsiębiorstwa i przepisów dotyczących danych osobowych.
Dlatego w firmie należy jasno określić, do czego i czy w ogóle AI może być wykorzystywana. Oczywiście inne ryzyko pojawia się w przypadku pisania tekstu na bloga, tworzeniu szkicu e-maila sprzedażowego, analizie danych finansowych, kadrowych czy analizowaniu CV kandydatów do pracy. Dlatego warto opracować politykę korzystania z AI, która będzie wskazywała różne przypadki i będzie zrozumiała nie tylko dla działu IT, ale dla wszystkich od pracowników produkcji, przez księgowość aż po zarząd.
Ryzyko wycieku danych firmowych a sztuczna inteligencja
Wielokrotnie wspominaliśmy o tym, że najsłabszym ogniwem ochrony danych jest człowiek. W przypadku braku określonych i jasnych zasad korzystania z AI, nietrudno jest o naruszenie. Wystarczy wkleić do okna konwersacji listę klientów, dane z systemu ERP, dane pracowników, kod źródłowy czy inne dane objęte tajemnicą przedsiębiorstwa, aby narazić firmę na utratę kontroli nad tymi informacjami.
Podstawowa zasada: nie wpisuj do publicznych narzędzi AI informacji, których nie wysłałbyś do przypadkowej osoby spoza firmy.
Zbyt duża wiara w AI
AI nie powinna zwalniać nas z myślenia. Choć potrafi brzmieć przekonująco, nie zawsze ma rację. Często zdarza się, że generuje fałszywe informacje, cytaty, liczby i statystyki, miesza fakty lub upraszcza złożone tematy, a nawet zmyśla (halucynuje) i to bez względu na to czy korzystamy ze starszych czy najnowszych modeli sztucznej inteligencji.
Jeśli taka błędna informacja lub oferta trafi do naszych klientów albo podejmiemy na jej podstawie jakieś decyzje wobec klientów, konsekwencje poniesie pracownik i firma, nie producent AI.
Dlatego każda odpowiedź wygenerowana przez sztuczną inteligencję powinna zostać zweryfikowana przez człowieka. Zwłaszcza wtedy, gdy mamy do czynienia z przepisami prawa, finansami, warunkami sprzedaży, reklamacjami, bezpieczeństwem i innymi istotnych kwestiami biznesowymi.
AI może być pomocnikiem, jednak nie powinna zastępować specjalistów i podejmować za nas decyzji biznesowych.
To jak powinna wyglądać polityka AI w firmie?
Wracając do zasad dotyczących sztucznej inteligencji. Dobra polityka AI nie musi być skomplikowana. Ważne by była zrozumiała dla odbiorcy. Bo cóż z tego, że zostanie przeczytana, jeśli jej zasady nie będą przestrzegane. Polityka powinna być praktyczna i zawierać krótkie zasady i przykłady oraz jasne komunikaty dla pracowników. Elementy, które warto w niej umieścić to m.in.:
- jakie narzędzia AI są dopuszczone do użytku,
- jakich danych nie wolno do nich wprowadzać,
- kto zatwierdza użycie AI w nowych procesach,
- jak i czy oznaczać treści przygotowane z pomocą AI,
- kto odpowiada za weryfikację wygenerowanych wyników,
- jakie są zasady korzystania z AI na sprzęcie firmowym,
- jak postępować w przypadku omyłkowego wpisania poufnych danych.
Warto w tym miejscu także przypomnieć o podstawowych zasadach pracy zdalnej. Pisaliśmy o nich w naszym artykule: 7 podstawowych zasad pracy zdalnej
Do pobrania gotowy spis zasad
korzystania AI w pracy.
Jak bezpiecznie, odpowiedzialnie
i świadomie wykorzystywać AI
w codziennej pracy?
AI w biznesie jako realne wsparcie
Oczywiście AI to nie samo zło. Sztuczna inteligencja już dziś wspiera wiele obszarów firm. Przykładowe z nich to:
- Obsługa klienta: chatboty, klasyfikacja zgłoszeń, podpowiadanie rozwiązań problemów;
- Sprzedaż: ocena potencjalnych klientów, personalizacja ofert;
- Marketing: tworzenie treści reklamowych, segmentacja klientów, analiza skuteczności kampanii, dobór kanałów komunikacji do konkretnych grup klientów;
- Analiza danych: podsumowania, wykrywanie trendów i anomalii;
- HR: selekcja kandydatów do pracy, opisy stanowisk, analiza kompetencji;
- Produkcja: przewidywanie awarii maszyn, optymalizacja produkcji, harmonogramowanie i kontrola jakości;
- Logistyka: planowanie tras, prognozy popytu, zarządzanie zapasami, optymalizacja kosztów transportu;
- Finanse: wykrywanie nietypowych transakcji, prognoza przepływów pieniężnych.
Największą wartość daje wtedy, gdy jest wykorzystywana z głową i działa na uporządkowanych i wiarygodnych danych. To szczególnie ważne w firmach, które korzystają z systemów ERP, WMS, B2B, CRM, EOD czy rozwiązań do zarządzania serwisem. W XEMI często podkreślamy, że rzetelne dane to trafne decyzje, a systemy informatyczne powinny wspierać firmę w różnych obszarach. AI nie naprawi za nas bałaganu w danych. Wręcz przeciwnie, może go jeszcze pogłębić. Korzystając z nieuporządkowanych, nieaktualnych i niespójnych informacji, możemy jedynie zaszkodzić firmie i jej reputacji.
Sztuczna inteligencja nie tylko w pracy
AI jest powszechnie dostępna. Modele oferowane są w różnych planach i pakietach. Dziś dosłownie każdy, kto ma dostęp do Internetu, może wykorzystywać możliwości sztucznej inteligencji także w sferze prywatnej.
AI to ogromna pomoc w nauce, planowaniu podróży, tłumaczeniu i pisaniu pism, tworzeniu grafik, edycji fotografii, a także odnajdywaniu informacji na życiowe tematy takie jak np.: naprawienie pralki czy dobór najlepszej stylizacji do określonego typu figury.
Jednak i w tym przypadku należy zachować szczególną ostrożność. Nie warto karmić AI naszymi poufnymi danymi: numerami PESEL, hasłami, adresami, danymi dzieci lub innych członków rodziny, informacjami medycznymi w tym skanami wyników badań, danymi bankowymi i innymi, których nie podalibyśmy przypadkowemu przechodniowi.
Należy zwrócić uwagę na fałszywe aplikacje, które tworzone są po to by wyłudzać dane lub instalować złośliwe oprogramowania na naszych urządzeniach. Z pewną dozą nieufności należy podchodzić do treści, które mogą być generowane przez AI: zdjęcia, filmy, nagrania głosu. Tzw. deepfake może podszywać się pod naszych bliskich, szefa czy znaną osobę, którą darzymy zaufaniem. Często wywołując silne emocje, presję czasu, strach lub prośbę „członka rodziny” o szybki przelew, powodują że tracimy czujność i poddajemy się manipulacjom.
To co w ostatnim czasie zauważają psycholodzy to uzależnienie od AI i zanik kompetencji. Ludzie, zwłaszcza młodzi, przyzwyczajając się do tego, że AI wszystko może za nich zrobić, tracą umiejętności pisania, poszukiwania informacji, a nawet logicznego myślenia.
Do tego dochodzi bańka informacyjna, kiedy AI dopasowuje do nas treści wg dotychczasowych preferencji, nie pozwalając na odkrywanie innych, nieznanych dla nas obszarów i poszerzanie perspektywy.
AI przyspiesza pracę, ale nie zwalnia z myślenia i odpowiedzialności.
Podsumowanie
Sztuczna inteligencja daje ogromne możliwości. Poniekąd zachłysnęliśmy się jej potencjałem. Przyspiesza i optymalizuje pracę, wspomaga w rutynowych zadaniach i jest ogromnym źródłem wiedzy. Wspiera sprzedaż, marketing, obsługę klienta, HR, finanse, logistykę i analizę danych. Jednak wykorzystywana niewłaściwie może nieść ze sobą wiele ryzyk.
Zachwyceni jej możliwościami możemy łatwo przekroczyć granicę. Brak kontroli nad tym jakie narzędzia wykorzystują pracownicy i jakie dane do nich wprowadzają może narazić organizację na wyciek informacji, błędne decyzje biznesowe, utratę reputacji, a nawet konsekwencje prawne. Dlatego każda organizacja powinna mieć jasną politykę AI, która w zrozumiały sposób określi zasady wykorzystywania sztucznej inteligencji, wskaże akceptowane narzędzia, zasygnalizuje konieczność zachowania nadzoru i decyzyjności człowieka.
Największe ryzyko nie leży w technologii, lecz w nieumiejętnym i nieostrożnym korzystaniu z niej.