Jak wybrać odpowiedniego dostawcę systemu i nie dać się zwieść? Praktyczne wskazówki.

Najpierw potrzeby i cele biznesowe, później wybór dostawcy

Przeglądanie ofert systemów IT odłóż na później. Najpierw przeanalizuj potrzeby i wyzwania biznesowe Twojej firmy.

Pytania, które warto sobie zadać na początku:

Jakie procesy w organizacji wymagają optymalizacji?
Jakie funkcjonalności są niezbędne, a jakie byłyby mile widziane?
Czy system powinien integrować się z innymi narzędziami? Jakie problemy powinien rozwiązywać?
Czy w razie rozwoju firmy, system nadal będzie spełniał swoje zadanie, czy jednak okaże się hamulcem?

Wybrałeś kilku dostawców? Sprawdź ich doświadczenie

Doświadczenie dostawcy jest jednym z najważniejszych czynników, które decydują o powodzeniu wdrożenia. Nawet najbardziej innowacyjny system może nie przynieść efektów, jeśli wdraża go firma bez zaplecza, wiedzy na temat branży w jakiej działasz i skutecznych wdrożeń na koncie.

Na co dokładnie zwrócić uwagę?

1. Od kiedy działa na rynku?

Niektórzy twierdzą, że historia istnienia dostawcy nie ma większego znaczenia. Są przekonani, że młode, innowacyjne firmy, ze świeżym podejściem do biznesu i z nowymi pomysłami wprowadzą ich na nowy poziom cyfryzacji. Być może. Warto jednak pamiętać, że wieloletnia obecność na rynku często świadczy o stabilności firmy oraz jej zdolności do adaptacji w zmieniającym się środowisku technologicznym i biznesowym. To także dowód na to, że dostawca przeszedł przez różne etapy rozwoju branży i ma szerszą perspektywę.

Warto wziąć pod uwagę fakt, że:

• co najmniej kilkuletnie doświadczenie to często niezbędne, bezpieczne minimum.
• firmy z długim stażem mają sprawdzone procesy wdrożeniowe i zespół specjalistów o szerokiej wiedzy.

2. Doświadczenie w Twojej branży

Dostawca, który zna specyfikę branży, w której działasz, to ogromna wartość. Taki partner rozumie charakterystyczne dla danego sektora wyzwania, zna specyfikę pracy i potrafi przewidywać problemy, zanim się pojawią. Co więcej, może dzielić się praktykami, które sprawdziły się u innych klientów z Twojej branży.

• Śmiało pytaj, czy dostawca współpracował z firmami o podobnym profilu działalności, wielkości i strukturze. Przykłady konkretnych wdrożeń i/lub referencje od klientów z branży to idealny dowód na profesjonalizm i skuteczność dostawcy.
• Dobrze, jeśli konsultanci dostawcy znają terminologię charakterystyczną dla Twojej branży. Dzięki temu zaoszczędzisz czas na tłumaczeniu podstawowych pojęć, a rozmowy będą bardziej rzeczowe i efektywne.

3. Case studies i referencje

Przykłady wdrożeń (case studies) to wiarygodna forma prezentacji doświadczenia dostawcy. Zwracaj w nich uwagę na to:

• Jakie problemy miał klient zanim zdecydował się na system?
• Jak wyglądał przebieg wdrożenia?
• Czy system został dopasowany do specyficznych potrzeb firmy?
• Jakie były rezultaty (np. oszczędność czasu, poprawa efektywności, zmniejszenie liczby pomyłek, lepsze raportowanie, większa automatyzacja,…)?
• Czy projekt zakończył się sukcesem, czy pojawiały się jakieś trudności?

Poproś dostawcę o kontakt do referencyjnego klienta. Rozmowa z kimś, kto już korzysta z danego systemu, da Ci realny obraz sytuacji. Zwróć uwagę, czy klienci wracają do tego samego dostawcy przy kolejnych projektach – to dowód zaufania i jakości współpracy.

4. Czy to partner, któremu możesz zaufać?

Wybór dostawcy rozwiązań IT to decyzja na lata. To nie tylko jednorazowy zakup, ale często długofalowa współpraca obejmująca rozwój systemu, utrzymanie, aktualizacje i wsparcie. Dlatego nie wystarczy tylko „dobry produkt”. Ważny jest zespół dostawcy, kompetencje ludzi oraz ich podejście do klienta. Partnerskie relacje i zaufanie są w tym przypadku niezbędne, by świadomie i wspólnymi siłami osiągać realne sukcesy.

Podczas rozmowy z potencjalnym dostawcą zwróć uwagę nie tylko na techniczne aspekty, ale też na komunikację i otwartość na zadawane przez Ciebie pytania. Pamiętaj, że nawet najlepszy dostawca może nie znaleźć odpowiedzi na Twoje pytanie „na już”. Przyjrzyj się jednak jakie ma podejście do znalezienia rozwiązania na Twoje bolączki. Jeśli aktywnie dąży do znalezienia odpowiedzi, a przy tym nie udaje, że zna się na wszystkim i nie składa pustych obietnic, to warto mu zaufać.

Warunki umowy i przejrzystość kosztów

Wybór systemu informatycznego to inwestycja i powinna być dobrze przemyślana nie tylko pod kątem ceny zakupu, ale także pozostałych kosztów. Często okazuje się, że pozornie tanie rozwiązanie w dłuższej perspektywie generuje duże wydatki. Dlatego warto przeanalizować, z czego faktycznie składają się koszty wdrożenia i użytkowania systemu, zarówno na początku, jak i w kolejnych latach.

Koszty

Wiele firm kieruje się wyłącznie ceną początkową systemu, nie biorąc pod uwagę kosztów, które mogą pojawić się w trakcie jego użytkowania. Zdarza się, że dostawcy nie ujawniają dodatkowych opłat, by w początkowym etapie zachęcić atrakcyjną ceną. Elementy, które mogą znacząco wpłynąć na końcowy rachunek, i które trzeba wziąć pod uwagę, to koszty:

• analizy przedwdrożeniowej (jeśli decydujesz się na system dopasowany do Twojego biznesu);
• wdrożenia;
• integracji z innymi systemami;
• szkolenia pracowników;
• uruchomienia/dezaktywacji użytkowników lub stanowisk;
• aktualizacji i rozwoju systemu;
• opieki serwisowej.

Warunki umowy

Umowa zawierana z dostawcą IT to fundament współpracy. Ważne jest, by była precyzyjna i przejrzysta. Powinna jasno określać prawa i obowiązki obu stron, tak aby uniknąć nieporozumień i nadinterpretacji. Na tym etapie nie warto się spieszyć.

Umowa powinna wskazywać, na jak długo zostaje zawarta (czas określony/nieokreślony) oraz w jakich sytuacjach można ją wypowiedzieć. Oprócz tego powinna określać wszelkie kwestie związane z modelem użytkowania systemu, warunkami przenoszenia danych, aktualizacją systemu, zakresem wsparcia technicznego i odpowiedzialnością. Dostawca, który jasno przedstawia opłaty i warunki współpracy jest godnym zaufania partnerem. Transparentność to podstawa owocnej i długoterminowej współpracy.

Warto pamiętać, że treść umowy możesz negocjować, zwłaszcza w przypadku większych kontraktów i długoterminowej współpracy. Wbrew pozorom dostawcy są w tej kwestii otwarci i elastyczni. Także w ich interesie leży zrozumienie warunków współpracy przez klienta, bo to pozwala uniknąć nieporozumień w przyszłości oraz błędów, których naprawienie może pochłonąć sporo dodatkowego czasu i wydłużyć termin uruchomienia systemu.

Nie wybieraj rozwiązania tylko na podstawie ceny. Stwórz pełne zestawienie ofert, uwzględniające zarówno koszty wdrożenia, jak i utrzymania systemu w przyszłości.

Model – lokalnie czy w chmurze, a może…

Wybór między chmurą a rozwiązaniem on-premise nie jest prosty i zależy od wielu czynników. Na tym etapie warto zaangażować specjalistów z dziedziny IT, którzy pomogą Tobie w ocenie, który model będzie odpowiedni dla Twojej firmy.

Wdrożenie w chmurze eliminuje potrzebę inwestowania w infrastrukturę, ponieważ działa na zasobach dostawcy systemu. Charakteryzuje się niższymi kosztami i szybszym uruchomieniem. Należy jednak pamiętać, że system w chmurze to większa zależność od bezpieczeństwa i dostępności usług dostawcy IT.

W przypadku modelu on-premise masz pełną kontrolę nad danymi i infrastrukturą oraz większy wpływ na stosowane środki do ich zabezpieczenia. Minusem jednak są wyższe koszty nie tylko sprzętu, ale i utrzymania. W tym przypadku koniecznością może być posiadanie własnego zespołu IT.

Coraz popularniejsze są modele hybrydowe, które łączą oba podejścia. Dane wrażliwe mogą być przechowywane lokalnie, a reszta funkcji działać w chmurze. To sposób na elastyczność bez rezygnacji z bezpieczeństwa. Wymaga jednak lepszej integracji i zarządzania.

Bardziej szczegółowe porównanie znajdziesz w naszym artykule: https://www.xemi.pl/artykul/zalety-i-wady-chmury/

Bezpieczeństwo danych

Dane to jedno z najcenniejszych zasobów każdej organizacji. Od ich bezpieczeństwa zależy nie tylko płynność operacyjna firmy, ale również zgodność z przepisami prawa i wizerunek. Przy wdrożeniu systemu informatycznego, kwestia ochrony danych jest jednym z najważniejszych tematów do przeprowadzenia wnikliwej analizy.

Zanim zdecydujesz się na konkretny system lub dostawcę, sprawdź, w jaki sposób zabezpiecza on powierzone dane. Zwróć uwagę na:

• procedury bezpieczeństwa,
• szyfrowanie danych,
• automatyczne kopie zapasowe,
• kontrolę dostępu.

Oprócz tego ważne jest miejsce przechowywania danych. Czy dane będą  przechowywane w Twojej serwerowni, czy serwerowni dostawcy. Jeśli decydujesz się na rozwiązanie w chmurze, zapytaj o lokalizację centrów danych i o to czy i z jakimi operatorami współpracuje. Czy są to podmioty, które zapewniają wysokie standardy bezpieczeństwa? Czy dane przechowywane są w EOG i podlegają europejskim przepisom o ochronie danych?

Podsumowując…

Wybór dostawcy systemu IT nie jest prosty. Wymaga analizy, a nie szybkiej decyzji. Zanim zaczniesz poszukiwania zdefiniuj cel wdrożenia i swoje oczekiwania. Nie kieruj się głównie ceną. Zwróć uwagę na doświadczenie i referencje partnera. Upewnij się, że wraz ze wzrostem Twojej firmy, system także będzie się rozwijał. Weź pod uwagę jakość wsparcia powdrożeniowego, transparentność kosztów i warunków współpracy oraz bezpieczeństwo danych.

Szukaj partnera, który zrozumie potrzeby Twojej organizacji, wesprze na każdym etapie i dostarczy rozwiązanie, które będzie gotowe na ewentualne zmiany i wyzwania przyszłości.

I nie martw się, obawy przed wdrożeniem są całkiem normalne. Możesz sobie z nimi poradzić. O tym przeczytasz w naszym artykule: Obawy przed wdrożeniem ERP są naturalne. Jak zyskać pewność sukcesu?